L'archiviazione elettronica sostitutiva consiste in un particolare processo informatico-legale, volto ad assicurare, a livello temporale, l'effettiva validità di qualunque genere di file o documento informatico-digitale. In determinate condizioni, tale procedura è in grado di equiparare i documenti elettronici a quelli cartacei. Inoltre, consente alle organizzazioni che la utilizzano un risparmio su:
- costi di stampa;
- costi di archiviazione;
- costi di stoccaggio
- costi di reperimento dei documenti.
Conservare in digitale significa provvedere alla sostituzione dei documenti cartacei con quelli digitali, i quali, secondo le norme di legge, devono essere conservati da alcuni soggetti in particolare e accompagnati dal corrispettivo file in formato elettronico che, grazie alla marca temporale e alla firma digitale, viene "sigillato" nel tempo, sia nella forma, che nel contenuto.
Le potenzialità della firma digitale consentono di dare la paternità e trasformare qualsiasi documento digitale in un qualcosa di non modificabile. Per quanto concerne la marcatura temporale, invece, permette di datare con la
massima certezza e precisione il file prodotto.
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