CompEd Workflow

 

 

 

Il software per organizzare le procedure aziendali 
e i flussi documentali in modo efficace e rapido

 

CompEd Workflow  è completamente  integrabile con il vostro software gestionale e con il vostro sistema informativo

 

 


1. Cosa potete fare con CompEd Workflow

CompEd Workflow consente alla vostra organizzazione di gestire le attività aziendali definendo e automatizzando le procedure in modo efficace e veloce, rendendole più chiare e più rapide, e permettendovi di raggiungere migliori livelli di efficienza.

Potete gestire, con tutti i vantaggi delle tecnologie più avanzate, l'insieme degli utenti coinvolti nell'esecuzione delle attività e i compiti a loro assegnati, formalizzando precise regole di lavoro che consentono di portare a compimento, in modo corretto e rapido, i processi aziendali.

Lo scambio delle informazioni diventa così più controllato e preciso, più sicuro e veloce.

Ogni utente è autorizzato, secondo criteri da voi prestabiliti, a compiere determinate azioni che deve svolgere in un tempo definito.

Utilizzando gli strumenti messi a vostra disposizione, potete a priori:

  • definire l'organigramma aziendale
  • assegnare i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti (definendo quindi le possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento ecc.) anche a livello di singolo utente
  • configurare le operazioni che compongono ciascun processo e stabilire:
    • chi saranno gli utenti e i gruppi di lavoro
    • quali operazioni ciascun utente o gruppo di lavoro potrà svolgere (chi deve fare cosa, quando e in quale modo)
    • in quali tempi le operazioni dovranno essere svolte
  • definire per ogni attività la modalità di presentazione dei dati all'utente.

La configurazione viene effettuata in base alle vostre esigenze, in pochissimo tempo e con la massima flessibilità.

In modo automatico, potete controllare lo stato di avanzamento dei processi e gestire le attività di notifica e/o di ri-assegnazione dei flussi di lavoro.
Il software di controllo interpreta le regole procedurali da voi definite e dispone di funzioni che avvisano utenti in ritardo, informano di urgenze, trasmettono comunicazioni e gestiscono il passaggio di compiti da un utente (o gruppo di lavoro) all'altro.

Grazie a CompEd Workflow potete gestire tutto questo processo organizzativo in modo estremamente facile e rapido, senza la necessità di scrivere software e provando le procedure mentre le state definendo. La modifica successiva delle procedure è un'operazione veloce e semplice, realizzabile in qualsiasi momento se ne presenti la necessità.

 

2. Esempi applicativi

CompEd Workflow consente di definire e di gestire in modo organizzato, corretto e rapido, qualsiasi tipo di procedura aziendale, come ad esempio:

  • autorizzazione al pagamento delle fatture passive
  • offerte e proposte contrattuali ai clienti
  • controllo ordini dei clienti
  • verifica dei pagamenti dei clienti
  • autorizzazione emissione ordini a fornitori
  • richieste di trasferta
  • autorizzazione al pagamento delle note spese/fogli viaggio
  • richieste di ferie
  • controllo degli stati di avanzamento della produzione e/o dei servizi
  • controllo delle commesse

 

3.Vantaggi di CompEd Workflow

Moltissimi sono i vantaggi di organizzare e controllare le vostre procedure aziendali con CompEd Workflow:

  • semplicità di utilizzo
  • velocità ed economicità di messa in opera delle procedure
  • maggiore sicurezza nella gestione delle informazioni
  • maggiore rapidità nella ricerca di documenti
  • riduzione dei costi
  • maggiore efficienza (automazione dei processi che evitano inutili sovrapposizioni procedurali, spesso ridondanti)
  • totale controllo sulla tempistica necessaria all'esecuzione di un processo aziendale
  • totale controllo dei processi aziendali
  • processi collaborativi e decisionali più snelli e di conseguenza più veloci
  • riduzione di errori e ritardi normalmente dovuti all'utilizzo di strumenti non adeguati quali: messaggi su carta, e-mail non organizzate, telefono e appunti di cui è difficile tenere memoria e condivisione
  • accesso immediato ai documenti soggetti a revisioni e approvazioni, e a tutte le versioni di tali documenti (disponibilità di un motore di "versioning")
  • aumento della produttività (riduzione dei tempi di gestione dei processi e eliminazione dei "colli di bottiglia")
  • aumento della qualità del servizio grazie alla riduzione di errori e delle tempistiche di risposta
  • risposte più rapide ai clienti
  • miglioramento dei flussi finanziari

 

 

4.CompEd Workflow, la soluzione per Voi

Organigramma Aziendale

La costruzione dell'organigramma è la base organizzativa per ogni flusso documentale previsto dalle procedure aziendali. CompEd Workflow fornisce tutti i supporti per il design e la definizione delle autorizzazioni degli utenti all'interno della struttura aziendale.

Definizione delle logiche di Workflow

CompEd WorkFlow vi fornisce supporto completo per la definizione dei processi.

Il componente "WFManager", oltre alla gestione dell'organigramma, provvede alla configurazione delle attività tipiche del workflow quali:

  • selezione dei documenti
  • assegnazione dei processi agli utenti
  • gestione notifiche "Time Driven", "Data Driven" e "Event Driven"
  • evoluzione ed "escalation" di processo in modalità automatica
  • invio implicito ed esplicito di email e/o di comunicazioni PEC (Posta Elettronica Certificata).

"WFManager" facilita anche il compito della persona addetta alla configurazione delle procedure e il responsabile dei flussi documentali attraverso:

  • supporto alle simulazioni di utente
  • overview sulle politiche di "check-in" e "check-out"
  • gestione e verifica "a colpo d'occhio" e in tempo reale delle politiche di selezione e distribuzione dei documenti, tutto da un'unica applicazione
  • сontrollo unilaterale e centralizzato della messa in opera delle procedure o delle modifiche alle stesse 

Supporto avanzato per la definizione dell'interfaccia utente

Per ogni singolo passo di procedura è possibile definire un'interfaccia utente specifica, consentendo all'utente di comprendere immediatamente le operazioni da effettuare per ogni singolo documento. Non è richiesta la scrittura di codice ad hoc ma, attraverso una comoda gestione dei passi di configurazione, WFManager consente di definire controlli formali e azioni in modalità guidata.
L'applicativo è arricchito dall'uso integrato di altri prodotti di CompEd Software Design, quale ad esempio DigitalSign Professional, che consente di apporre firme digitali in tecnologia CAdES e PAdES: attribuire valore a un documento non è mai stato così facile.

L'interfaccia WEB

L'interfaccia Web, molto intuitiva, rappresenta lo stato dell'arte sia per funzionalità che per flessibilità d'uso.

Integra diverse funzioni avanzate quali:

  • controllo del versioning completo (documento più metadati)
  • check-in e check-out dei documenti
  • gestione di invio, anche massivo, di email e PEC (con supporto SMTP e MAPI)
  • gestione della firma digitale, anche massiva, in tecnologia CAdES e PAdES
  • importazione ed esportazione dei documenti completamente guidate
  • copia assistita di documenti tra diverse aree e volumi
  • ricerche, anche full text
  • funzioni di filtro e query flessibili e potenti

Motore di notifica e ri-assegnazione dei flussi documentali

È un potente strumento server, trasparente all'utente, che gestisce automaticamente le funzioni di notifica (anche via e-mail) e di ri-assegnazione dei flussi documentali. Completamente configurabile, gestisce automaticamente eventi "Time driven" e "Data driven".

Tecnologia all'avanguardia

La filosofia di progettazione del software di CompEd è da sempre basata su principi tecnologici all'avanguardia e offre:

  • elevata configurabilità: per installare e configurare i nostri prodotti non è mai necessario scrivere codice "ad hoc", ma tutte le funzioni sono facilmente configurabili attraverso appositi strumenti di supporto, semplici da utilizzare;
  • affidabilità del software;
  • tecniche di progettazione e di realizzazione del software consolidate in oltre 25 anni di esperienza;
  • uso integrato di funzioni avanzate (es. Firma Digitale e PEC);
  • impatto nullo nel caso di installazioni di versioni successive, garantendo la compatibilità delle configurazioni preesistenti;
  • salvaguardia dei vostri investimenti: l'uso di affidabili strumenti di configurazione evita la scrittura di codice "ad hoc", che presenterebbe un alto rischio di conflitto con l'installazione di nuove versioni del software e comporterebbe l'obsolescenza del software nell'arco di poco tempo.

 

5.Completa integrazione con gli altri prodotti software di CompEd

CompEd Workflow interagisce in modalità nativa
con i documenti archiviati con il software di gestione documentale e di archiviazione sostitutiva di CompEd, Legal Document System e Global Document System.


6.Velocità di messa in opera delle procedure di workflow e semplicità d'uso

Progettare e mettere in funzione le vostre procedure è un'attività molto veloce ed economica con CompEd Workflow. L'utilizzo delle procedure realizzate è molto semplice e intuitivo, anche da parte di personale non esperto.


7.Completa integrazione con il vostro sistema informativo

CompEd Workflow è stato progettato per essere integrato nel sistema informativo della vostra organizzazione, senza alcuna necessità di apportare modifiche al vostro software gestionale.

 

8.Oltre 2.000 Aziende, Enti e Pubbliche Amministrazioni hanno scelto CompEd

Con oltre 25 anni di esperienza nel settore della gestione elettronica dei documenti e decine di migliaia di licenze vendute, CompEd offre ad Aziende, Enti Pubblici e Amministrazioni i migliori prodotti software e i più elevati standard di servizio e di professionalità. Prodotti, servizio e professionalità che hanno già conquistato la fiducia di note ed esigenti aziende italiane e internazionali operanti nei più diversi settori, di pubbliche amministrazioni, di enti pubblici e privati tra cui:

Telecom Italia, Siemens, Cerved Business Information, GE Capital Servizi Finanziari, Aermec, Cartiere Paolo Pigna, Gewiss, Perofil, Liabel, Alfa Wassermann, ING Lease Italia, Guess Italia, Richard Ginori 1735, Carrier, Giunti Editore, Humana Italia, Calligaris, Mattel Italy, Yamaha Musica Italia, Materis Paints Italia, Industries (Moncler, Henry Cotton), Saint Gobain Weber, Cementizillo, GSE Gestore Servizi Elettrici, INPGI Istituto Nazionale Previdenza Giornalisti Italiani, Takeda Italia Farmaceutici, Valleverde, Novartis Vaccines, Karnak, Praxi, Sanagens, Istituto Clinico Mater Domini, Novartis Cibavision, Tenuta di Donna Fugata, Casa Vinicola Zonin, Clementoni, Kelemata, Fincantieri, Fratelli Gancia, Fila, Deutsche Leasing, Goodyear, Grandi Navi Veloci, Ipercoop, MacDonald's, Pernigotti, Citterio, Bassetti, Toshiba, Volvo Servizi Finanziari, Phard, Panasonic Electric Works, Siderurgica Gabrielli, Intesa Sanpaolo Group Services, Gras Calce, Emiflex, Bonfiglioli Riduttori, Golden Lady Company, Globo, Messaggerie Del Garda, Sterilgarda, AMAT Imperia, Energetic Source Brescia, Ospedale San Martino, Ospedale Galliera, Ospedale San Gerardo, IBM Intesa, Carabinieri, Consiglio dei Ministri, Ministero degli Interni, Regione Lombardia, Regione Valle d'Aosta, DigitPA Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

 

9.Licenze e prezzi per ogni esigenza

CompEd Workflow è disponibile in licenze che ne consentono l'acquisto da parte di aziende,
organizzazioni e pubbliche amministrazioni di qualsiasi dimensione.

 

Ambiente operativo e requisiti del software

CompEd Workflow è un componente opzionale di Global Document System e di Legal Document System, di cui condivide ambienti operativi e requisiti tecnici.


Il vostro CompEd Workflow sempre aggiornato con il Servizio "UpToDate" di CompEd

CompEd è costantemente impegnata a migliorare i propri prodotti e a mantenerli in linea con l'evoluzione tecnologica e normativa. Potete beneficiare di tutti i vantaggi di un prodotto vivo e in continuo miglioramento, sottoscrivendo l'utile e conveniente Servizio "UpToDate" di Abbonamento agli Aggiornamenti del Software.


Servizio e assistenza al Cliente

Consulenza, assistenza e attenzione alle esigenze del Cliente completano i punti di forza di CompEd e dei suoi Concessionari Autorizzati.

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