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Conservazione sostitutiva: Domande frequenti |
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E' possibile effettuare la “conservazione sostitutiva” di documenti rilevanti ai fini tributari? |
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Le risposte alla F.A.Q. che precedono sono state elaborate da CompEd con la supervisione dell'Avv. Alessandro Dondero, legale esperto in materia di documento elettronico e dematerializzazione. (alessandrodondero@tiscali.it) |
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Che cos'è la “conservazione sostitutiva”? Quando si parla di “conservazione sostitutiva” ci si riferisce a quella particolare procedura che permette di conservare legittimamente, in formato esclusivamente elettronico, documenti dei quali per legge è obbligatoria l'archiviazione (p.es. le fatture). |
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E' possibile effettuare la “conservazione sostitutiva” di documenti rilevanti ai fini tributari? Si, è possibile, seguendo le modalità dal D.M. Economia e Finanze del 23/01/2004. La conservazione sostitutiva può riguardare sia documenti in origine cartacei sia documenti in origine elettronici. Per quanto riguarda i documenti cartacei, effettuata la conservazione sostitutiva a norma di legge è possibile distruggere gli originali. |
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Quali sono i principali obblighi da seguire perché la “conservazione sostitutiva” di documenti rilevanti ai fini tributari, possa considerarsi conforme alla legge? Il DM Econ. e Fin. 23/01/2004 e la deliberazione CNIPA 11/2004 prevedono modalità differenti a seconda se il documento da conservare sia cartaceo o elettronico. La procedura si conclude sempre con l'apposizione della firma digitale del “Responsabile della conservazione” e con l'inserimento di una marca temporale. Per i documenti in origine cartacei è prevista una necessaria fase di acquisizione dell'immagine tramite scanner fase che, evidentemente, non è prevista per i documenti che sono in formato elettronico sin dall'origine. In base al D.M. Economia e Finanze 23/01/2004 i documenti in origine elettronici, debbono essere in un formato privo di macro-istruzioni, muniti di riferimento temporale e sottoscritti digitalmente; inoltre la procedura di conservazione deve essere effettuata con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per tutti gli altri documenti. |
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Posso decidere in qualsiasi momento dell'anno di iniziare la conservazione sostitutiva dei documenti? Sì, la Circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006, ha chiarito che la conservazione sostitutiva può essere iniziata in qualsiasi momento dell'anno e può riguardare anche un solo tipo o una sola categoria di documenti. |
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Per la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei di rilevanza fiscale è sempre necessario l'intervento del Notaio? No, di fatto mai; l'intervento del Notaio è limitato ai soli processi di conservazione di documenti analogici originali unici, così come previsto dalla delibera 11/2004 del CNIPA. |
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Le fatture passive cartacee possono essere conservate con modalità sostituiva senza l'intervento del Notaio? Sì, come chiarito dalla Circolare n.36/E dell'Agenzia delle Entrate del 6 dicembre 2006, il documento fattura non è un documento originale unico e, quindi, può essere conservato in via sostitutiva come documento elettronico senza l'intervento del Notaio |
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A partire da quando può essere effettuata la “conservazione sostitutiva” dei documenti rilevanti ai fini tributari? La conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari può essere effettuata sin dal 3 febbraio 2004, data di entrata in vigore del decreto del Ministro Economia e Finanze 23/01/2004 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.27 del 3 febbraio 2004). |
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E' possibile effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei di rilevanza fiscale emessi prima del 3 febbraio 2004? Sì è possibile, seguendo le medesime procedure previste per quelli emessi successivamente. |
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Come viene assolta l'imposta di bollo? L'interessato presenta all'Agenzia delle Entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione dei bolli “virtuali” che presumibilmente utilizzerà durante l'anno ed effettua il pagamento dell'imposta presunta con il normale modello F23. Entro la fine del mese di gennaio dell'anno successivo dovrà comunicare il numero dei bolli effettivamente utilizzati nell'anno precedente, effettuando il versamento dell'eventuale differenza di imposta ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. |
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Se decido di affidare il processo di conservazione in outsourcing, chi è responsabile della corretta tenuta e conservazione dei documenti? Le norme vigenti prevedono la possibilità che il “Responsabile della conservazione” sia un soggetto esterno all'organizzazione aziendale, ma l'unico soggetto responsabile della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti nei confronti del fisco è e rimane il contribuente, anche quando il processo di conservazione è stato affidato a soggetti terzi in outsourcing. |
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