Legal Document System 4.2

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FAQ: Domande frequenti

Legal Document System 4.2 - Descrizione Tecnica

Legal Document System 4.2 è una potente e flessibile suite di componenti software che, interfacciandosi con il sistema informativo dell'utente, consente di spedire in modo automatico via Internet, fax, Postel, Koinè e posta tradizionale i documenti da esso prodotti, archiviare in forma elettronica tutti i documenti aziendali e conservare nel tempo il loro valore legale e fiscale, in conformità alle norme vigenti.

Qualsiasi tipo di documento può essere memorizzato in forma elettronica, su database e su dischi ottici, e tutti gli utenti autorizzati possono consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti archiviati, effettuare su di essi in maniera semplice ricerche sofisticate, visualizzarli, stamparli e inoltrarli via e-mail o fax.

Ampiamente integrabile con le altre applicazioni dell'utente, Legal Document System 4.2 dispone di avanzate funzioni per la firma digitale a norma di legge e per la cifratura dei documenti a protezione della loro riservatezza.

l prodotto consente anche di beneficiare dei vantaggi dei contratti elettronici (rapidità, semplicità, costi contenuti), essendo conforme ai requisiti per la formazione e la conservazione dei documenti informatici e alle regole tecniche stabilite dalle leggi italiane ed europee.

1 Descrizione delle funzioni principali

1.1 Acquisizione di file di stampa provenienti da altre applicazioni dell’utente

Legal Document System 4.2 consente di acquisire ed elaborare virtualmente qualsiasi tipo di file di stampa (“Spool”) prodotto dalle applicazioni originali dell'utente, di convertire i documenti in esso contenuti nei diversi possibili formati di output (Postel, PDF), di archiviare automaticamente tali documenti, inviarli via e-mail, fax, Postel e stamparli localmente.

Ciò significa, ad esempio, poter generare automaticamente, a partire dagli Spool prodotti dal sistema gestionale dell'utente, un lotto di fatture in formato Postel da far recapitare su carta tramite il servizio omonimo o Koinè, archiviando automaticamente tutti i documenti in formato PDF o Postel; tutte o parte delle fatture possono inoltre essere inviate tramite fax ai rispettivi destinatari e via e-mail in formato PDF, ai destinatari dotati di posta elettronica.

Grazie ad una sofisticata interfaccia di configurazione, Legal Document System 4.2 consente di interpretare la struttura di generici Spool e di estrarre da essi tutte le informazioni necessarie per creare l'aspetto finale desiderato dei documenti, senza necessità di modificare in alcun modo le applicazioni che generano tali dati.

Gli Spool che contengono i documenti possono essere in formato ASCII, ANSI, EBCDIC e PDF.

Dotato di elevata flessibilità, lo strumento di configurazione di Legal Document System 4.2 consente di interpretare anche Spool molto complessi, costituiti da sezioni differenti e da pagine con varianti, tramite la definizione di una completa serie di parametri (quali ad esempio altezza della pagina, caratteristiche e formati delle pagine in dipendenza della loro posizione nel documento ecc.).

E’ anche possibile attivare l’”acquisizione diretta dei PDF” che, senza necessità di definire strutture di interpretazione, consente di elaborare Spool PDF estraendone direttamente i documenti ed archiviandoli e/o inviandoli nel loro esatto formato originale.

I risultati dell'acquisizione degli Spool sono depositati su unità di elaborazione temporanea denominate “Tank” per le elaborazioni successive. Spool diversi possono essere riversati su uno stesso Tank, per essere elaborati insieme ottimizzando le successive operazioni.

Grazie alla modularità di Legal Document System 4.2, i diversi passi che compongono l'acquisizione ed elaborazione dello Spool vengono effettuati una sola volta, producendo un formato intermedio astratto dei dati indipendente dall'output, sul quale agiscono di volta in volta i meccanismi di conversione nei formati di output selezionati, senza necessità di ripetere ogni volta i passi precedenti, per una maggiore efficienza dell'intero processo.

1.2 Gestione personalizzata dei documenti (Tabelle d’Eccezione)

Legal Document System 4.2 consente di definire direttive personalizzate per l'elaborazione di ciascun documento, attraverso la definizione di sofisticate condizioni su campi selezionati del documento stesso.

Grazie all'impostazione di un insieme molto flessibile di “Tabelle d’Eccezione”, per ciascun documento è possibile gestire:

produzione di copie multiple (ad esempio copie delle fatture da inviare all'agente)

indirizzi postali alternativi (es. indirizzo dell'agente)

indirizzi per la spedizione via e-mail e numero di fax, se tali informazioni non sono contenute all'interno dello Spool

formati di output e modalità di spedizione ammesse per il documento

inserimento di particolari oggetti grafici o di un testo costante, anche diverso per ogni tabella

elaborazione personalizzata (esclusione, redirezione, archiviazione ecc.) di specifici documenti o categorie di documenti

allegati generici (file esterni) con nome fisso o parametrico

documenti già archiviati da allegare, indicando Volumi e filtri in modo fisso o parametrico

inserimento di URL che esprimono i collegamenti (link) ai documenti nei Volumi definiti negli archivi

1.3 Ottimizzazione degli invii (accorpamenti)

Legal Document System 4.2 è in grado di individuare all'interno di un flusso di documenti tutti quelli da inviare ad un medesimo destinatario e, se desiderato, di riunirli insieme (“accorparli”) in modo da ottimizzare le spedizioni.

Questo consente, ad esempio, di raggruppare in un'unica busta documenti di tipo diverso quali fatture, solleciti e lettere commerciali, indirizzati allo stesso destinatario, anche se derivanti da Spool distinti prodotti da applicazioni diverse.

L'utente può definire, in modo semplice e flessibile, criteri di associazione basati su:

codici contenuti nel documento (es. codice cliente)

condizioni complesse derivanti del confronto e dalla applicazione di operatori logici su diversi codici contenuti nel documento (ad es. accorpamento di documenti distinti aventi lo stesso "codice cliente", quando il totale di fattura supera un certo importo)

sintassi indirizzo: il raggruppamento è effettuato analizzando la sintassi degli indirizzi e individuandovi un sufficiente livello di analogia

Questi criteri vengono chiamati "canali di accorpamento".

Si definisce "flusso di documenti" un insieme di documenti aventi la medesima origine: per ogni Spool esiste il flusso dei documenti direttamente acquisiti dallo Spool stesso, e un flusso per ogni Tabella d’Eccezione definita, che può generare documenti destinati ad indirizzi alternativi.

L'utente può definire un canale di accorpamento diverso per ogni flusso di documenti, così da controllare con precisione e completezza le fasi di ottimizzazione.

È possibile definire criteri di accorpamento comuni anche per documenti provenienti da Spool diversi, consentendo così una grande flessibilità di configurazione nella composizione di documenti complessi e articolati.

1.4 Strumenti per il controllo del formato di output

Tutte le operazioni di elaborazione dei documenti acquisiti da Spool agiscono su una rappresentazione interna astratta dei dati, indipendente dai formati in cui successivamente essi saranno convertiti.

Legal Document System 4.2 consente di definire la struttura e il contenuto dei documenti finali in maniera indipendente per ogni formato di output selezionato. In questo modo, a partire da documenti di input si possono generare immagini totalmente differenti degli stessi, a seconda delle direttive fornite per descriverne l'aspetto finale.

Legal Document System 4.2 consente inoltre di generare contemporaneamente ad un output in formato Postel (o comunque non standard) la corrispondente immagine PDF, senza bisogno di replicare le impostazioni.

1.5 Invio di volumi di documenti cartacei con Postel

Legal Document System 4.2 consente di produrre un output nel formato “Postel”, permettendo così di delegare al sistema Postel o Koinè (il quale essendo più flessibile è anche in grado di gestire pienamente il formato PDF) l’intero ciclo di produzione e spedizione di documenti in forma cartacea.

Il prodotto supporta le funzionalità del sistema Postel attualmente disponibili.

Gli ambienti tipografici Postel supportati (circa 90) offrono le funzionalità di: stampa Portrait e Landscape, Raccomandate semplici, Raccomandate con avviso di ricevimento, Raccomandate con avviso di ricevimento prioritario, Atti giudiziari, Bollettini di CCP singoli e doppi, stampa fronte-retro, Corriere prioritario, Lettere non imbustate, Lettere non affrancate, supporto del carattere Euro (‘€’), con possibilità di attivare più di una opzione all’interno del medesimo lotto.

È inoltre possibile, previo accordo con Postel, impostare ambienti personalizzati ed utilizzarli nella definizione degli Schemi.

Grazie all’apposito modulo Postel Viewer, Legal Document System 4.2 consente di visualizzare i lotti in formato Postel completi di tutti gli elementi grafici e di stamparli in locale come lo stesso sistema Postel farebbe. In tal modo l'utente può - prima ancora di inviare lotti di prova al servizio - analizzare preventivamente l'aspetto grafico finale e la struttura di ogni singola busta.

Altre caratteristiche sono:

invio automatico di lotti a Postel via Internet (FTP), con eventuale suddivisione in segmenti di dimensioni minori dei limiti richiesti da Postel

funzioni per la consegna a Postel di lotti su CD-R (grandi volumi di documenti, elevata affidabilità del supporto di memorizzazione)

generazione di copie per conoscenza (esempio copia automatica delle fatture agli agenti di zona), anche accorpate in un'unica busta

generazione di copie multiple (es.: doppia copia della fattura ai clienti che lo richiedono) e, in generale, di un numero di copie variabile per ogni tipo di documento e destinatario selezionato

invio di documenti ad indirizzi alternativi secondo criteri selettivi (es.: sede legale e uffici)

definizione di modalità di spedizione specifiche per ogni documento selezionato

1.6 Invio di documenti elettronici tramite e-mail

Legal Document System 4.2 consente di inviare automaticamente tramite e-mail i documenti acquisiti da Spool. Tutti o parte dei documenti memorizzati internamente nella struttura temporanea astratta possono essere spediti via e-mail ad indirizzi prelevati dallo Spool stesso o definiti attraverso le Tabelle d’Eccezione. L’invio via e-mail può essere realizzato sia attraverso un client che supporti il protocollo MAPI (ad esempio Microsoft Outlook), sia direttamente tramite SMTP o per mezzo di Lotus Domino Server/Lotus Notes.

È possibile:

scegliere il formato dei documenti da inserire in allegato nei messaggi e-mail (PDF, testo, XML), eventualmente diverso per ogni documento.

allegare ai messaggi file generici, documenti archiviati in Volumi LDS

inserire nel corpo dei messaggi i collegamenti (link) URL ai documenti archiviati nei Volumi

personalizzare il titolo e il testo dei messaggi e i nomi degli allegati, attribuendo valori fissi tramite le Tabelle d’Eccezione oppure componendo liberamente parti fisse e dati variabili recuperati dallo Spool

1.7 Invio automatico di volumi di documenti via fax

I documenti acquisiti da Spool possono essere inviati anche tramite fax, secondo modalità del tutto analoghe alla parte relativa alle e-mail.

Legal Document System 4.2 è in grado di prelevare il numero di fax direttamente dallo Spool oppure di utilizzare un numero definito dall'utente attraverso le Tabelle d’Eccezione.

1.8 Archiviazione automatica dei documenti acquisiti da Spool

Tutti i documenti acquisiti da Spool possono essere archiviati automaticamente in formato PDF o Postel. L'utente può scegliere in quale momento

dell'elaborazione (prima o dopo l'applicazione delle Tabelle d'Eccezione, prima o dopo gli accorpamenti) effettuare l'archiviazione, in modo da operare sui documenti nello stato prescelto, definendo così in modo accurato il contenuto del Volume finale di archiviazione.

I documenti prodotti nel formato Postel sono anche convertiti automaticamente in PDF (per l'archiviazione), dotati dello stesso aspetto grafico dei documenti stampati dai servizi Postel o Koinè, senza che l'utente debba definire parametri di conversione specifici per il PDF.

E’ anche possibile associare ai documenti archiviati alcuni parametri specifici, in modo da memorizzare i canali utilizzati per la loro spedizione (e-mail, fax, stampa locale) e il loro formato di conversione (Postel, PDF).

1.9 Definizione e temporizzazione dei processi (pianificazione o scheduling)

Tutte le sequenze di operazioni che devono essere effettuate sui dati - acquisizione dai file di Spool, ottimizzazione, conversione nei formati di output e invio via e-mail/fax/stampa locale - possono essere gestite attraverso un'unica interfaccia centralizzata di controllo, che consente anche di definire se le diverse azioni debbano essere eseguite immediatamente oppure in dipendenza da condizioni esterne (pianificazione), quali:

raggiungimento di una certa data e ora

superamento di una certa quantità di dati elaborati

presenza di un file in una cartella predefinita

Ognuna di queste modalità di pianificazione è ampiamente parametrizzabile e configurabile a piacere, in modo da soddisfare la maggior parte delle esigenze.

1.10 Ricezione e invio di tutti i fax aziendali

Legal Document System 4.2 include il componente C-Fax di CompEd, che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in formato elettronico e di archiviarli automaticamente, per una migliore e più efficiente fruibilità all'interno dell'organizzazione.

Il modulo C-Fax client consente di spedire via fax i documenti direttamente da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa.

Grazie a C-Fax è anche possibile inoltrare tramite fax qualsiasi documento archiviato direttamente dalla propria postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo ed inserirlo manualmente in un dispositivo fax.

1.11 Gestione di tutti i documenti aziendali in formato elettronico

Legal Document System 4.2 comprende le funzionalità per la gestione dell'archivio di tutti i documenti aziendali in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti archiviati.

1.12 Possibilità di memorizzare gli archivi di documenti attraverso diversi tipi di database

Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze di organizzazione e di accesso ai dati, Legal Document System 4.2 offre la possibilità di operare con differenti tipi di database. Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti e affidabili basate sul formato di database Microsoft FoxPro. A chi invece richiede prestazioni superiori, Legal Document System 4.2 consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti dall'impiego di database server relazionali in architettura client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle, Microsoft SQL Server o FireBird. L'impiego di Legal Document System 4.2 con tali tipi di database garantisce:

elevato livello di sicurezza, dipendente dalle caratteristiche implementate nel database stesso

affidabile ed efficiente accesso ai dati anche con molti utenti contemporanei

completo “roll-back” delle transazioni, ossia possibilità di ripristinare in modo sicuro ed efficace la situazione dei dati antecedente ad una transazione

1.13 Memorizzazione degli archivi su supporti rimovibili

Oltre che all'interno di un database globale, i Volumi dei documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti rimovibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento con mezzi telematici.

1.14 Archiviazione di qualsiasi tipo di documento

Legal Document System 4.2 consente di archiviare documenti di qualsiasi tipo:

documenti prodotti in forma di Spool da sistemi informativi di diverso tipo, ad esempio mainframe IBM AS/400, Unix ecc.

messaggi e-mail inviati o ricevuti a livello client (Microsoft Outlook) o server (Microsoft Exchange Server)

documenti ricevuti e inviati via fax tramite C-Fax Server, il componente fax server incluso nel prodotto

documenti cartacei acquisiti tramite scanner (supporto di qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN)

documenti elettronici di qualsiasi tipo

L'archiviazione è automatica per i documenti acquisiti da Spool, per quelli inviati e ricevuti tramite e-mail o il fax server di Legal Document System 4.2, per i file e per le immagini scannerizzate.

È inoltre possibile automatizzare l'archiviazione di particolari tipi di documenti, in base alle esigenze dell'utente, sviluppando applicazioni personalizzate che facciano uso dell'interfaccia COM del prodotto.

1.15 Valore legale e fiscale dei documenti archiviati e inviati

Con Legal Document System 4.2 è possibile conservare gli archivi dei documenti in maniera conforme alle regole tecniche definite dalle più recenti normative italiane ed europee, in modo da soddisfare gli obblighi di conservazione da esse previsti.

Nel caso di documenti con rilevanza legale, Legal Document System 4.2 consente di sigillarne il valore in modo permanente nel tempo, con una procedura che prevede l'autentica da parte di un notaio del documento di “chiusura” dell'archivio.

I documenti fiscalmente rilevanti (ad es. fatture) possono essere emessi in forma elettronica (corredate cioè di firma elettronica e riferimento temporale), archiviati nella stessa forma e inviati via e-mail nel formato compatibile con le norme di legge o in modo tradizionale, a seconda delle esigenze dei singoli destinatari.

Le operazioni per la conservazione legale e fiscale sono semplici da eseguire, grazie ad una procedura assistita che guida l'utente nell'inserimento di tutte le informazioni necessarie.

Per ogni volume conservato Legal Document System 4.2 consente di:

verificare l'integrità e validità del documento selezionato

verificare l'integrità e validità dell'intero Volume

visualizzare le informazioni relative alla procedura di conservazione

1.16 Ricerche potenti e flessibili

Le potenti funzioni di ricerca disponibili in Legal Document System 4.2 consentono di effettuare ricerche molto articolate sui documenti archiviati, in maniera flessibile, efficace e rapida, non solo attraverso il valore dei campi indice associati ai documenti, ma anche sul testo contenuto nei campi indice dei volumi e/o all'interno dei documenti stessi (ricerche “full-text”).

Il prodotto consente di effettuare la ricerca sia in modo locale (su un singolo archivio) che in modo generale (su più archivi contemporaneamente).

1.17 Accesso agli archivi tramite Web

L'accesso ai dati gestiti da Legal Document System 4.2 può essere realizzato anche tramite Internet o Intranet attraverso un'interfaccia web, che può essere installata e fatta funzionare su qualsiasi web server per Windows che supporti Java Server Pages 1.2 e Servlet 2.3 (in modo nativo o per mezzo di “add-on”).

L'utilizzo di questa funzionalità non richiede l'installazione di alcun software speciale da parte client: è sufficiente disporre di una versione abbastanza recente della applicazione web browser (anche su sistemi operativi diversi da Windows) per poter consultare gli archivi ed effettuare le ricerche in remoto.

1.18 Firma digitale e cifratura

Il prodotto include il componente DigitalSign di CompEd, che fornisce tutte le funzionalità di base e avanzate per la completa gestione di firma digitale e cifratura automatica dei documenti archiviati.

Grazie al modulo di visualizzazione integrato, il contenuto dei documenti firmati e/o cifrati presenti negli archivi può essere visualizzato direttamente dall'archivio.

1.19 Modulo di visualizzazione integrato

Legal Document System 4.2 dispone di un avanzato modulo integrato per la visualizzazione dei documenti, che supporta i formati più diffusi, quali RTF, HTML, PDF, TIFF, JPEG, i formati dei messaggi e-mail di Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office e anche dei documenti firmati e/o cifrati in formato P7M.

In questo modo è possibile visualizzare immediatamente i documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza necessità di aprirli da applicazioni esterne.

1.20 Interfaccia di programmazione

La disponibilità di una potente interfaccia COM di programmazione, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporta la tecnologia COM, consente la completa integrazione di Legal Document System 4.2 con altre applicazioni, rendendolo adatto a diventare parte integrante di avanzate soluzioni aziendali.

Un'apposita documentazione, completa di esempi scritti in Microsoft Visual Basic agevola il programmatore nella comprensione dei principi di utilizzo dell'interfaccia COM di Legal Document System 4.2.

1.21 Altre caratteristiche

possibilità di definire a piacere dei “contenitori logici” di documenti (“Volumi virtuali”) a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più Volumi fisici dell’archivio, per organizzare l’accesso ai documenti archiviati in modo comodo, flessibile ed efficiente (riorganizzazione libera degli archivi)

possibilità di allegare ad un documento archiviato altri documenti (“Documenti allegati”), per memorizzarli assieme al documento principale nello stesso Volume

possibilità di creare maschere personalizzate per l'inserimento dei dati associati ai documenti archiviati e per effettuare interrogazioni dell'archivio

interfaccia utente intuitiva, semplice da usare, con aspetto simile a Microsoft Outlook

possibilità di inviare insiemi di documenti selezionati dall'archivio (ad esempio risultanti da operazioni di ricerca), direttamente via email o fax, senza necessità di estrarli e salvarli come file

possibilità di importare Volumi generati da precedenti versioni, convertendo automaticamente in formato PDF i documenti disponibili come Spool o in formato Postel

2 Architettura e descrizione dei singoli componenti

L'architettura generale di Legal Document System 4.2 è rappresentata nella Figura 1.

2.1 PostManager

La principale caratteristica di Legal Document System 4.2 è la sua capacità di acquisire, convertire e spedire automaticamente documenti provenienti da diverse applicazioni (anche operanti su diverse piattaforme, ad es. mainframe IBM AS/400, Unix) in forma di Spool.

Il componente di Legal Document System 4.2 dedicato alla gestione di queste funzioni è PostManager.

Le sue principali caratteristiche sono:

possibilità di interpretare automaticamente Spool nei formati ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF

capacità di archiviare automaticamente nel formato PDF i documenti acquisiti da Spool

gestione di strutture di Spool complesse attraverso un unico “file di configurazione”

possibilità di definire accuratamente il layout dei documenti da archiviare, senza modificare le impostazioni di interpretazione dello Spool

Le funzionalità di PostManager, in aggiunta all'interfaccia COM, rendono Legal Document System 4.2 perfettamente integrabile con i sistemi informativi esistenti.

PostManager consta a sua volta di alcuni moduli distinti interagenti tra loro, ognuno dei quali si occupa di una specifica funzione, come descritto nel seguito.

2.1.1 DPConfig

È il modulo che consente all'utente di definire gli “Schemi di configurazione”, cioè di impostare tutti i dati necessari per la corretta interpretazione degli Spool e la loro conversione in documenti nei formati disponibili per la generazione dell'output. Le principali caratteristiche sono:

schemi ottimizzati che consentono di gestire anche documenti con struttura molto complessa (sottosezioni configurabili indipendentemente)

interazione completamente grafica con lo Spool, con strumenti tipo “drag & drop” per la definizione dei formati di output (definizione campi, attributi, sezioni)

Il risultato della esecuzione di DPConfig è uno “Schema”, ossia un insieme complesso di file di configurazione, che contengono tutte le direttive e i parametri specificati dall'utente per la corretta interpretazione dello Spool e per la sua conversione nei formati di output specificati.

DPConfig si compone a sua volta di un insieme di sottomoduli, ciascuno dei quali sovrintende a una delle diverse fasi di interpretazione degli Spool originali e di configurazione delle interfacce di input (collegamento vero e proprio con lo Spool) e di output (definizione del formato dei documenti nei formati prescelti di output).

Figura 1. L'architettura generale di Legal Document System 4.2

2.1.2 DPAcquire

È il modulo che gestisce l'acquisizione dei dati provenienti da Spool, e ha come effetto l'immagazzinamento di tali dati su unità temporanee denominate “Tank”. I dati provenienti dall'elaborazione di Spool diversi possono essere depositati su uno stesso Tank per ottimizzare le successive operazioni.

DPAcquire non richiede alcuna interazione da parte dell'utente, poiché la sua azione si basa sui dati presenti nello Schema, che sono stati impostati nella precedente fase di configurazione.

2.1.3 DPMerge

È il modulo che realizza la vera e propria elaborazione dei documenti che sono stati acquisiti da Spool tramite DPAcquire, applicando le direttive contenute nelle “Tabelle d’Eccezione” (ossia avviando trattamenti speciali per i documenti rispondenti a caratteristiche impostate) e le eventuali ottimizzazioni (“accorpamenti”), definite in fase di configurazione.

2.1.4 ATEditor

È il modulo, accessibile dall’interno di DPConfig, che consente di definire i cosiddetti “Testi Addizionali”, ossia i testi che l’utente desidera siano aggiunti ai dati direttamente recuperati dallo Spool.

Esistono diversi tipi di Testi Addizionali (Comune, Default, Eccezione), ognuno utilizzabile in un contesto differente a seconda della struttura finale che l’utente desidera per i suoi documenti.

Per ogni formato di output disponibile, l’utente dispone di una serie di strumenti che consentono di definire tutti i parametri necessari alla composizione dei Testi, utilizzando sia le caratteristiche comuni ad ogni Testo sia quelle specifiche del formato di output relativo.

È possibile inserire oggetti grafici a corredo del contenuto testuale, e “Inserti di testo”, ossia riferimenti a particolari porzioni di dati nelle pagine dei documenti, che costituiranno le personalizzazioni del Testo (ossia i dati che varieranno per ogni documento).

2.1.5 DPConvert

È il modulo che converte i documenti dal formato astratto intermedio XML, utilizzato per memorizzare internamente i dati acquisiti, al formato di output specificato.

In questa fase viene realizzata la suddivisione dei documenti composti precedentemente in più “buste” virtuali, se essi eccedono le dimensioni previste nell'ambito dei vari formati di output selezionati (passo di “fascicolazione”).

Vengono inoltre svolte alcune altre funzioni, che hanno il compito di completare la definizione dell'aspetto di output, come ad esempio l'arricchimento dei documenti con gli oggetti grafici definiti nella precedente fase di configurazione.

2.1.6 Postel Viewer (VPostel)

È l’importante modulo che consente di effettuare l’anteprima di lotti Postel generici. Esso interpreta l’intero formato Postel, comprensivo di tutti i comandi e le caratteristiche testuali (orientazione, effetti di testo, impaginazione, modalità speciali ecc.) e grafiche (Logotipi, Firme) dei documenti Postel.

VPostel offre varie interessanti funzionalità per l’analisi dei lotti Postel:

selezione rapida dei documenti attraverso un’anteprima a miniature

posizionamento veloce su prima, precedente, successiva, ultima pagina di ogni documento

funzioni di zoom

visualizzazione di finestre di rapporto sulle caratteristiche principali del lotto

visualizzazione del codice Postel della pagina corrente

funzioni di stampa selettiva della pagina corrente, del documento corrente, di un intervallo definito di documenti

supporto di tutte le caratteristiche del formato Postel, con controllo sintattico di eventuali errori riguardanti Landscape, Bollettini, Raccomandate, fronte-retro ecc.

visualizzazione di eventuali documenti errati e loro sintesi interattiva in un unico pannello

esportazione del contenuto testuale di una pagina (in formato WMF) per la successiva importazione in Form Designer

2.1.7 DPManager

È il pannello di controllo generale attraverso il quale l'utente interagisce con il prodotto per definire e gestire le diverse sequenze di azioni (“Procedure”) necessarie per realizzare l'acquisizione dei documenti da Spool, la loro archiviazione, la produzione dell'output nei formati desiderati e l’invio attraverso gli appositi canali (e-mail, fax, stampa locale) e il trasferimento automatico dei documenti elaborati verso il sistema Koinè.

Le principali caratteristiche sono:

composizione visuale delle Procedure

controllo potente e flessibile su tutte le operazioni e gli oggetti che compongono la Procedura

validazione automatica della correttezza complessiva della configurazione

possibilità di programmare l'esecuzione delle Procedure (“pianificazione”) in base a condizioni esterne:

tempo: quando il timer di sistema raggiunge una certa data e ora la Procedura viene attivata. E’ possibile definire una periodicità nell’esecuzione (es. ogni ora)

file: quando un certo file di Spool viene reso disponibile in una determinata cartella l’acquisizione di tale Spool ha luogo, e in seguito il controllo passa all’azione successiva

dimensioni: quando un certo “Tank” (insieme di documenti acquisiti) raggiunge un certo numero di documenti la sua elaborazione e conversione viene attivata

possibilità di definire la modalità di invio e-mail tramite i protocolli MAPI, SMTP, Lotus Notes

definizione e gestione indipendente di Datasource multipli, per classificare gerarchicamente le Procedure e i dati dell’utente

gestione del database dei lotti per controllare e monitorare lo stato di trasferimento dei documenti elaborati verso il sistema Koinè

invio di notifiche e-mail in corrispondenza di pause nell’esecuzione, messaggi d’errore e altri eventi arbitrariamente definiti

esecuzione dall’interno della Procedura di comandi esterni tramite linea di comando con parametri, con possibilità di scegliere se

attendere l’esecuzione del comando o proseguire nell’elaborazione

L'utente può impostare in modo semplice e intuitivo l'invio dei documenti attraverso i diversi canali di output (e-mail, fax, stampa locale), utilizzando a tal fine le Tabelle d’Eccezione per specificare i criteri da adottare nella selezione dei documenti da elaborare.

2.1.8 DPMAgent

E’ il modulo che consente di eseguire le Procedure impostate e controllarne lo stato, realizzare la pianificazione degli eventi, monitorare tutte le attività run-time definite tramite DPManager.

DPMAgent può essere eseguito come normale applicazione o come servizio: in quest’ultimo caso l’esecuzione delle Procedure può aver luogo anche senza bisogno di una login attiva in Windows, e in caso di riavvio del PC le Procedure appositamente abilitate a questo scopo vengono riavviate automaticamente.

E’ possibile monitorare con precisione lo stato di esecuzione di ogni Procedura, ed effettuare su essa operazioni automatiche di validazione e controllo senza accedere alla più articolata interfaccia di DPManager.

Ogni Procedura può essere forzata ad essere eseguita in modo immediato (ossia direttamente operante sui dati forniti e terminando subito dopo la loro elaborazione) o pianificato, ed è anche possibile abilitare la visualizzazione di informazioni dettagliate durante l’esecuzione della Procedura.

2.1.9 Form Designer

È il modulo che consente di creare risorse grafiche, quali logotipi, fincature, firme o altro e di posizionarle con facilità e precisione per costruire il layout grafico finale desiderato dei documenti. Queste risorse vengono gestite nel formato standard WMF, che offre una grande flessibilità e generalità nell'utilizzo di oggetti già esistenti.

La versione più recente di Form Designer consente comunque di leggere e importare risorse grafiche prodotte con le versioni precedenti (formato CMF).

2.1.10 DPValidator

È il modulo che si occupa della “validazione” degli Schemi, ossia di effettuare su Schemi e relative sezioni di output (“OSK”) un’accurata serie di controlli, per garantire che i parametri impostati siano globalmente consistenti e permettere una corretta generazione dei documenti di output.

2.1.11 DPUpload

E’ il modulo che consente di inviare automaticamente a Postel (via FTP) i lotti generati dall’elaborazione delle procedure, mantenendo uno storico accurato degli invii effettuati e dei risultati delle operazioni di connessione e spedizione.

2.1.12 DPDocPreview

E’ un modulo accessorio di DPConfig che consente di visualizzare immediatamente il risultato dell’applicazione delle impostazioni di interfacciamento con lo Spool definite nello Schema, per controllare che esse descrivano correttamente e compiutamente la struttura di tutti documenti da elaborare.

2.2 DigitalFile

DigitalFile è il componente di Legal Document System 4.2 per l’archiviazione di tutti i documenti aziendali. Esso consente di memorizzare in forma elettronica qualsiasi tipo di documento, su database e su dischi ottici e, nel caso di documenti con rilevanza legale e fiscale, di conservarne nel tempo tale valore.

Tramite DigitalFile tutti gli utenti autorizzati possono consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti archiviati, effettuare su di essi ricerche sofisticate e flessibili, visualizzarli, stamparli e inoltrarli via e-mail o fax.

DigitalFile offre il completo supporto delle normative italiana ed europea in materia di firma digitale, che conferisce piena validità ai documenti informatici – equiparandoli a tutti gli effetti ai documenti su carta – ove questi siano trattati secondo certe metodologie.

2.2.1 Doc-Filing Manager (DFM)

È il modulo che consente di gestire gli archivi dei documenti di un'organizzazione in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tali documenti.

DFM consente anche di conservare nel tempo i documenti con valore legale e fiscale, in conformità alle più recenti normative italiane ed europee.

A dispetto della sua completezza e della ricchezza di funzioni offerte, DFM è realizzato con un’interfaccia utente estremamente intuitiva e familiare, sullo stile di Microsoft Outlook, che ne consente l'utilizzo anche da parte degli utenti meno esperti.

Supporto dei database relazionali client/server

Una delle più importanti caratteristiche di DFM è la capacità di memorizzare gli archivi dei documenti con DBMS (“DataBase Management System”) relazionali client/server, quali Oracle, Microsoft SQL Server e FireBird, traendo così vantaggio dalle prestazioni e dalle caratteristiche di affidabilità e sicurezza tipiche di tali sistemi.

Alternativamente, DFM consente di operare in modo autonomo (senza alcun database server esterno) conservando e gestendo gli archivi nel formato di database Microsoft FoxPro. Questa opzione può risultare conveniente per l'utilizzo da parte di un singolo utente o per piccole organizzazioni con pochi utenti, che non hanno la necessità di archiviare grandi quantità di dati.

DFM si connette ai diversi tipi di database supportati attraverso l'interfaccia standardizzata ODBC (Open DataBase Connectivity), tramite opportuni driver.

Organizzazione degli archivi

In DFM i documenti sono organizzati in “Volumi”, nei quali, oltre agli stessi documenti, è possibile memorizzare un insieme di informazioni addizionali scelte dall'utente (ad es.: codice cliente, tipo di documento, data ecc.). Queste informazioni, organizzate come “campi” di una “tabella” in cui ogni riga corrisponde ad un documento, facilitano le operazioni di gestione e consultazione degli archivi: ad esempio è possibile creare all'interno dei Volumi “raggruppamenti” di documenti aventi valori uguali in uno o più campi (es. stesso codice cliente) per una consultazione più rapida.

Il valore di alcuni campi - quali la data di archiviazione, il nome del file, il nome dell'operatore - può essere assegnato in modo automatico nel momento in cui il documento è importato nel Volume.

DFM consente inoltre di creare “indici” sui campi del Volume, che accelerano le operazioni di ordinamento e ricerca dei documenti.

Dal punto di vista logico i Volumi possono essere organizzati in “aree”, e ciascun Volume può appartenere a più aree. È possibile definire “aree di pertinenza” per limitare la visibilità di un certo gruppo di utenti su una determinata area.

Operazioni sui documenti archiviati

DFM consente di effettuare sull'archivio le seguenti operazioni:

apertura di un documento direttamente attraverso il visualizzatore integrato o tramite un'adeguata applicazione esterna

stampa di documenti selezionati, nello stesso ordine in cui sono visualizzati, con la possibilità di specificare quali pagine stampare

estrazione di documenti su file, con la possibilità di convertirli in PDF o TIFF multipagina (solo per i documenti nei formati supportati dal visualizzatore integrato)

copia dei documenti in altri Volumi, con la possibilità di specificare l'associazione tra campi del Volume originario e del Volume di destinazione

invio di documenti selezionati tramite e-mail con qualsiasi client di e-mail compatibile SMAPI (come MS Outlook o Outlook Express)

spedizione di documenti selezionati tramite fax, utilizzando il modulo C-Fax Client incluso in Legal Document System 4.2

raggruppamenti di documenti in base a uno o più campi, consentendo la visualizzazione del numero di documenti appartenenti ai gruppi e di ogni singolo gruppo

possibilità di associare a “Volumi virtuali” i documenti contenuti in uno o più Volumi fisici dell’archivio, per organizzarne l’accesso in modo comodo, flessibile ed efficiente

possibilità di allegare ad un documento archiviato altri documenti (“Documenti allegati”), per memorizzarli assieme al documento principale nello stesso Volume

firma digitale e cifratura di documenti

Ricerche negli archivi

DFM offre la possibilità di effettuare ricerche negli archivi con diverse modalità:

impiego di “filtri” per la visualizzazione selettiva di Volumi in modo semplice ed intuitivo, utilizzando la tecnica detta “QBE” (Query By Example) con la possibilità di salvare le condizioni del filtro per utilizzi successivi

ricerche non solo all'interno di un Volume ma anche in tutta l'area selezionata, incluse, se desiderato, le eventuali sottoaree

ricerche “full-text”, ovvero ricerche su porzioni di testo contenute non solo all'interno dei “campi” ma anche nel corpo del documento stesso

Tutte le ricerche di tipo testuale possono essere costruite utilizzando gli operatori logici AND, OR, NOT.

Gestione dei diritti

Il supervisore del sistema può gestire - a livello di “gruppo di utenti” - i seguenti diritti per Volume:

lettura del contenuto del Volume (tabella e documenti)

inserimento di nuovi documenti nel Volume

modifica dei campi del Volume e del contenuto dei documenti

cancellazione di documenti dal Volume

È inoltre possibile assegnare privilegi per la creazione, modifica e cancellazione di Volumi, aree e maschere.

Creazione di maschere personalizzabili

Non sempre risulta comodo lavorare con i dati del Volume rappresentati in forma di tabella. Le tabelle possono infatti essere composte da molte colonne, e in alcuni casi l'utente può essere interessato a visualizzare e/o modificare solo una parte dei campi.

DFM offre la possibilità di utilizzare le “maschere”, ovvero finestre provviste dei controlli standard di Windows (quali casella di testo, casella combinata, pulsante di opzione ecc.) liberamente personalizzabili dall'utente, per l'inserimento e la consultazione dei dati contenuti nella tabella del Volume.

Documenti correlati

E’ possibile utilizzare la funzione delle relazioni di Volume per trovare i documenti correlati al documento attualmente selezionato. I documenti correlati possono essere i documenti dello stesso Volume oppure di un altro Volume. Le relazioni vengono definite a livello delle proprietà del Volume. E’ possibile definire più relazioni, ciascuna delle quali può riferirsi ad un Volume diverso.

La definizione di ogni relazione appartenente ad un Volume (sorgente) consiste in:

nome della relazione

volume di destinazione (Volume correlato)

condizioni di filtro sul Volume di destinazione a base dei valori dei campi del documento selezionato nel volume sorgente.

Documenti allegati

E' possibile allegare ad un documento archiviato altri documenti, per memorizzarli insieme con il documento principale nello stesso Volume. Per i documenti allegati non sono create righe separate nella tabella del Volume,ma essi rimangono associati alla riga del documento principale.

Per visualizzare il contenuto di un documento allegato nel pannello di anteprima, è sufficiente selezionare il documento desiderato nel pannello degli allegati. è possibile effettuare diverse operazioni sugli allegati selezionati: apri, elimina, spedisci, firma ecc..

Durante la copia o stampa dei documenti principali è sempre possibile specificare se si vuole effettuare quest'operazione anche sui documenti allegati o no.

Il visualizzatore integrato

DFM dispone di un avanzato modulo integrato di visualizzazione, che supporta molti formati tra i più diffusi, quali RTF, HTML, PDF (richiede l'installazione di Adobe Acrobat o Acrobat Reader 4.0 o superiore), TIFF, JPEG, i formati dei messaggi e-mail di Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office 97/2000/XP (che deve essere installato), dei documenti firmati e/o cifrati in formato P7M e anche dei documenti archiviati in formato Postel.

Ciò consente all'utente la visualizzazione immediata dei documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza la necessità di aprire i documenti da applicazioni esterne.

Memorizzazione di archivi su supporti rimovibili

Oltre che all'interno di un database globale, i Volumi di documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti rimovibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Ciò consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il loro trasferimento con mezzi telematici.

Conservazione legale dei documenti archiviati

DFM è conforme ai requisiti della legge italiana ed europea per la conservazione dei documenti su supporti informatici, offrendo così la possibilità di eliminare progressivamente gli archivi cartacei.

Per quanto riguarda i documenti elettronici con rilevanza legale e fiscale, DFM consente di conservarne nel tempo la validità, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite procedure di conservazione degli archivi.

Inoltre, DigitalFile consente di effettuare il controllo automatico dello stato dei Volumi (per data e dimensione), al fine di identificare automaticamente la loro disponibilità per la procedura di Conservazione Legale.

Gestione dei Volumi virtuali

E’ possibile definire a piacere dei “contenitori logici” di documenti (“Volumi virtuali”), a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più Volumi fisici dell’archivio.

I Volumi virtuali di Legal Document System 4.2 consentono quindi di organizzare – e riorganizzare successivamente – a piacere gli archivi in qualsiasi momento, a prescindere dalla loro struttura fisica storica precedentemente definita, in modo personalizzato per ciascun utente, che disporrà quindi della propria “vista” sugli archivi.

E’ anche possibile utilizzare un criterio nelle condizioni dei Volumi virtuali, che permette di creare un Volume virtuale “dinamico”, il contenuto del quale cambia a seconda dell’utente attualmente collegato.

Importazione dei Volumi di DFM Lex 5.0

DFM consente di importare agevolmente i volumi creati con le precedenti versioni di DFM (DFM Lex 5.0).

Durante l'importazione, gli Spool e i documenti Postel contenuti nel volume di DFM Lex 5.0 sono convertiti automaticamente in PDF o TIFF multipagina.

Importazione di Volumi da database esterni

DFM consente di importare in modo semplice e guidato volumi di documenti da database esterni dei diversi tipi tra quelli supportati da Legal Document System 4.2. Ad esempio è possibile importare un Volume da un database FoxPro in un database Oracle a cui DFM è connesso.

Ricerca nel database di documenti nei Volumi esterni

E’ possibile mantenere nel database le informazioni dei documenti archiviati in Volumi esterni, lasciando per la consultazione online solo i dati memorizzati nei campi di ricerca.

E' anche possibile creare, posteriormente alla conservazione legale, appositi file di indice (XML), per consentire la consultazione dei documenti appartenenti a tali Volumi conservati esterni tramite web browser.

Interfaccia di programmazione COM

DFM espone una potente interfaccia di programmazione COM, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporti la tecnologia COM, ad esempio Microsoft Visual Basic.

Questa interfaccia consente di costruire soluzioni personalizzate per integrare Legal Document System 4.2 nel sistema informativo esistente, facendo in modo che, direttamente da altre applicazioni, sia possibile accedere ai dati archiviati e gestiti da DFM o utilizzare altre funzionalità del modulo.

2.2.2 DFM e-Mail Connector (DMC)

È il modulo che consente di archiviare automaticamente i messaggi e-mail da Microsoft Outlook e/o di organizzare l'archivio delle e-mail aziendali inviate e ricevute attraverso Microsoft Exchange Server.

L'archiviazione dei messaggi e-mail può essere effettuata manualmente dall'utente o pianificata per l'esecuzione automatica periodica, o in coincidenza di un determinato evento.

Le funzioni di DMC a disposizione dell'utente consentono di:

selezionare la sorgente delle e-mail da archiviare (una cartella di MS Outlook o di Exchange Server)

selezionare il Volume DFM di destinazione

impostare l'associazione tra proprietà dei messaggi (ad esempio: mittente, destinatario, oggetto, data di spedizione) e campi del Volume

selezionare la modalità di archiviazione (spostare o copiare i messaggi e ulteriori impostazioni relative all'opzione selezionata)

pianificare l'avvio automatico

2.2.3 C-Imaging

È il modulo che gestisce l'acquisizione tramite scanner dei documenti cartacei e la loro archiviazione con DFM.

L'applicazione, utilizzabile anche come modulo di visualizzazione, supporta qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN, inclusi gli scanner dotati di sistemi di caricamento automatico detto “ADF” (Automatic Document Feeding).

Le altre principali caratteristiche sono:

supporto dei più comuni formati grafici raster (sia in input che output), quali TIFF, JPEG, BMP, GIF e PCX

funzioni base di modifica immagine, quali regolazione contrasto e luminosità, strumenti penna e gomma, aggiunta di testi ed elementi grafici all'immagine (integrandoli permanentemente alla pagina), ritaglio dell'area selezionata

funzioni per la gestione delle pagine, quali cambio dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine

finestra “thumbnail”, con anteprima delle pagine del documento aperto

funzioni per la spedizione via e-mail del documento immagine aperto

riconoscimento del codice a barre presente nelle immagini e inserimento del valore di questo codice nell’archivio associandolo all’immagine archiviata (tramite il modulo aggiuntivo opzionale CompEd Barcode Reader)

2.2.4 DFM Full-Text Agent

È il modulo che si occupa del mantenimento e aggiornamento automatici degli “indici full-text” negli archivi di DFM, necessari per effettuare ricerche su porzioni di testo libero contenuto nei documenti.

2.2.5 Conservation Agent

È il modulo che consente di effettuare il controllo automatico dello stato dei Volumi (per data e dimensione), per identificare automaticamente la loro disponibilità per la procedura di Conservazione Legale.

L’utente può definire l’elenco dei Volumi che devono essere monitorati dal modulo.

È possibile definire diverse strategie di monitoraggio (data limite e/o dimensione massima) su Volumi diversi, o utilizzare valori globali di default.

Quando il Volume raggiunge uno dei limiti definiti, il modulo può effettuare una delle seguenti azioni, in accordo con le preferenze dell’utente:

chiudere (congelare) il Volume rendendolo a sola lettura

notificare l’utente via e-mail

creare un nuovo Volume con stesso nome, rinominando quello esistente (che ha raggiunto i limiti definiti dal criterio di monitoraggio) con l’aggiunta di data e ora correnti al suo nome originale

procedere automaticamente con la conservazione legale del Volume, senza richiedere l'intervento dell'utente (in questo caso occorre memorizzare preventivamente i parametri di accesso alla smartcard)

Anche queste impostazioni possono essere definite o esplicitamente per Volumi diversi o globalmente tramite parametri di default.

2.2.6 DFM Web Interface

DigitalFile dispone di una interfaccia web (DFM Web Interface) che consente di realizzare l'accesso tramite Internet o Intranet per la consultazione dei dati gestiti da DFM con un web browser, senza necessità di installare alcun software specifico dal lato client.

DFM Web Interface è un set di componenti web che interagiscono con il modulo DFM tramite interfaccia COM e inviano i dati richiesti all'utente sotto forma di pagine HTML e DHTML (si veda la Figura 2).

I componenti web di DFM sono un insieme di componenti Java e Java Server Pages, che possono essere installati e avviati su qualsiasi web server che supporti Java Server Pages (il web server di riferimento è Apache Tomcat (4.x), che è il riferimento ufficiale per l'implementazione delle tecnologie Java Servlet e Java Server Pages).

Non è comunque strettamente richiesto l'uso di web server compatibili con Java Server Pages (JSP): esistono infatti diversi “add-on engines” che permettono di trasformare un web server privo di supporto JSP in un ambiente compatibile con JSP.

Ad esempio il web server Apache Tomcat - disponibile gratuitamente e come open source - può essere usato come “add-on engine” per lanciare i JSP dell'interfaccia web di DFM su web server Netscape o su Microsoft IIS.

Il solo prerequisito necessario ai client dell'interfaccia web è un web browser che supporti HTML 4.0 e DOM, come ad esempio le versioni recenti di Microsoft Internet Explorer e di Netscape Navigator.

Figura 2. DFM Web Interface

2.2.7 FileArchiver

E’ il modulo che consente di effettuare l’archiviazione automatica da file, con la possibilità di monitorare più di una cartella e archiviare i file provenienti da diverse cartelle in volumi distinti. Il modulo può essere avviato come servizio di Windows, rimanendo sempre attivo in background, oppure pianificato per l’avvio automatico come applicazione “console” (da linea di comando) utilizzando lo strumento “Operazioni Pianificate” di Windows.

Tramite il modulo aggiuntivo CompEd Barcode Reader è inoltre possibile effettuare il riconoscimento del codice a barre presente nelle immagini, e inserire il valore di questo codice nell’archivio associandolo al file archiviato quando esso consiste in un'immagine.

2.2.8 CompEd PDF Volume Printer

E’ il modulo che consente di abilitare alcune funzionalità avanzate di stampa dei documenti PDF archiviati:

stampa collettiva di più documenti PDF dagli archivi

possibilità di specificare ad ogni sessione di stampa la stampante predefinita

possibilità di specificare le sole pagine e il numero di copie da stampare

conversione automatica da PDF a TIFF

invio fax attraverso un apposito comando e non solo tramite Acrobat Reader

2.2.9 CompEd Barcode Reader

Questo modulo è utilizzato da C-Imaging e FileArchiver per abilitare la funzionalità di lettura dei codici a barre dalle immagini.

I tipi di codici a barre supportati sono: EAN-13, UPC-A, Code128, UCC/EAN-128, Code39, Code93, EAN-8, UPC E, UPC 2/5, Interleaved 2/5, CODABAR, Patch code.

E’ possibile specificare, tramite espressioni regolari, quale codice leggere in caso di presenza di più codici sulla stessa immagine.

E’ inoltre possibile configurare in modo molto accurato e flessibile le direttive per la lettura dei codici all’interno dell’immagine.

2.2.10 DFM Lookup Form

E' il modulo che permette di utilizzare le tabelle di dati (tabelle di lookup) per compilare automaticamente i campi nella maschera di un Volume DFM, con possibilità di effettuare ricerche sulla tabella visualizzata, e selezionare la riga desiderata i cui dati saranno inseriti nei campi visualizzati nella maschera del Volume.

Grazie all’utilizzo della tecnologia ODBC per l’accesso ai dati della tabella, la tabella può essere memorizzata in un database qualsiasi dotato di un driver ODBC oppure in un file di testo (in quest’ultimo caso l’accesso può essere eseguito tramite il driver ODBC di Microsoft che si chiama Microsoft Text Driver e che fa parte dell’installazione standard di Windows).

2.2.11 DFM Volume Updater

Questo modulo consente di effettuare l'aggiornamento dei campi dei Volumi DFM tramite una tabella di dati memorizzata in una sorgente esterna, l'accesso ai quali è effettuato tramite la tecnologia ODBC.

Grazie all’utilizzo della tecnologia ODBC per l’accesso ai dati della tabella, essa può essere memorizzata in un database qualsiasi dotato di driver ODBC, oppure in un file di testo (in quest’ultimo caso l’accesso può essere eseguito tramite il driver ODBC di Microsoft chiamato “Microsoft Text Driver”, e che fa parte dell’installazione standard di Windows).

2.3 DocsOnline Services

DocsOnline Services è il componente che permette di organizzare e gestire in modo efficace e automatico l'invio dei documenti in formato elettronico, ottenendo prima il consenso da parte di ogni cliente (secondo le normative di legge) tramite web.

A seconda della configurazione del sistema, il documento può essere inviato in formato elettronico come allegato al messaggio e-mail, oppure tramite e-mail contenente un link (URL) tramite cui scaricare il documento a valle della procedura di autenticazione dell'utente.

Opzionalmente, può essere anche inviata una notifica via SMS in merito alla disponibilità di un nuovo documento accessibile tramite web.

DocsOnline offre le seguenti funzioni:

possibilità di inviare a ogni cliente una lettera contenente l'URL al sito web, tramite cui egli può dare il suo consenso per l'attivazione del servizio, fornendo tutti i dati ad esso necessari

possibilità di modificare i dati relativi al servizio da parte del cliente (indirizzo e-mail, numero di telefono per gli SMS, password ecc.) tramite web

possibilità di identificare, per i documenti pubblicati su web, quali di essi siano già stati consultati e quando si sia verificato il primo accesso ad ognuno di essi

possibilità di effettuare automaticamente, per i documenti non ancora consultati dopo un certo periodo di tempo (definibile a piacere) dal momento della pubblicazione, alcune operazioni quali: invio di una notifica via e-mail al cliente, invio di una notifica all'amministratore (contenente il riassunto, diviso per cliente, dei documenti “scaduti”), invio del documento al cliente tramite una modalità alternativa (su carta, fax ecc.)

Nota: per tutte le funzioni che richiedono l'accesso ai singoli documenti su web tramite specifica di un link (URL), è necessaria l'installazione di ViewDoc.

2.4 ViewDoc

Il componente opzionale ViewDoc è un’applicazione web che permette di accedere ai documenti memorizzati nei volumi di DFM tramite un web browser, senza necessità di avere alcun software CompEd installato sul lato client né di effettuare l’accesso diretto al database.

Per accedere al documento basta aprire un web browser e specificare l’URL con l’indicazione del volume di DFM e delle condizioni di filtro da applicare per identificare uno o più documenti desiderati.

Per iniziare una nuova sessione, l’applicazione richiede all’utente di effettuare la procedura di autenticazione (login) specificando il nome dell’utente e la password. La procedura viene effettuata una sola volta per tutto il periodo di attività della sessione.

I requisiti di sistema per la parte server, dove sarà installata l’applicazione web, sono i seguenti:

Legal Document System (versione 3 o 4)

Microsoft Internet Information Services (IIS) 5.0 o superiore

Microsoft .NET 2.0 Framework

collegamento a License Manager con la licenza “ViewDoc” abilitata

I requisiti di sistema per la parte client sono:

un web browser

un'applicazione per la visualizzazione dei documenti accessibili tramite ViewDoc

2.5 Connector per IBM AS/400

Direttamente dall‟emulatore per Windows di AS/400 (premendo un tasto configurabile della tastiera oppure cliccando su un bottone nella barra degli strumenti dell‟emulatore, anch‟esso configurabile), Connector per IBM AS/400 (accoppiato a ViewDoc) permette di:

visualizzare un documento memorizzato nell‟archivio di Legal Document System e corrispondente a dati presenti nella schermata dell‟emulatore (ad esempio, visualizzare una fattura i cui estremi sono visualizzati nella schermata del sistema gestionale di AS/400)

visualizzare una lista di documenti memorizzati nell‟archivio di Legal Document System utilizzando come filtro dei dati presenti nella schermata dell‟emulatore (ad esempio, visualizzare la lista di fatture di un particolare fornitore il cui codice è visualizzato nella schermata del sistema gestionale di AS/400). Dalla lista visualizzata è possibile accedere anche ad ogni singolo documento

(opzionale) stampare il codice a barre contenente alcuni dei dati presenti nella schermata (ad esempio, numero di protocollo presente nella schermata del gestionale)

I requisiti di sistema per Connector per IBM AS/400 sono:

Microsoft Windows 2000 o superiore, con un emulatore IBM Personal Communications iSeries Acces per Windows

collegamento a License Manager con la licenza “Connector400” abilitata

(opzionale) funzione di stampa di etichette con codici a barre, che richiede l‟utilizzo della stampante DYMO LabelWriter 400 Turbo

2.6 DigitalSign

DigitalSign 3 è il componente che gestisce le operazioni di firma digitale, cifratura e marcatura temporale dei documenti elettronici, verifica di firme digitali e di marche temporali, decifratura dei documenti cifrati.

Si tratta di un software allo stato dell’arte in materia di firme elettroniche avanzate, completamente conforme alle normative italiane ed europee, in grado di produrre e gestire documenti informatici a pieno valore legale e fiscale.

Basato sulla tecnologia della crittografia a chiave asimmetrica, le sue funzioni sono utilizzate da Legal Document System 4.2 anche per le procedure di conservazione dei documenti con valore legale e fiscale in conformità con le più recenti normative in vigore (si veda la documentazione specifica di DigitalSign).

DigitalSign 3 offre un’interfaccia COM programmatica molto sofisticata per l’integrazione delle funzioni correlate alla firma digitale in altre applicazioni. Gli altri componenti del prodotto fanno uso di tale interfaccia.

2.7 CompEd PDF Generator

CompEd PDF Generator è il componente interamente progettato e realizzato da CompEd che consente di convertire i documenti memorizzati nel formato intermedio in corrispondenti rappresentazioni in formato PDF.

La cura prestata nella realizzazione di questo componente ha consentito di ottenere uno strumento potente ed efficiente, in grado di ottimizzare la costruzione di documenti PDF.

In particolare, gli oggetti grafici eventualmente presenti nei documenti generati sono automaticamente ottimizzati in modo che essi siano inseriti soltanto una volta all’interno del documento, anche se l’oggetto grafico risulta presente in più pagine. La stessa conversione dell’oggetto grafico è effettuata una volta sola nell’ambito dell’intera esecuzione della Procedura, per risparmiare tempo di elaborazione.

2.8 C-Fax

C-Fax è il componente di Legal Document System 4.2 che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in forma elettronica.

C-Fax è composto da un modulo server (C-Fax Server) e uno client (C-Fax Client).

2.8.1 C-Fax Server

È il modulo fax server che consente di:

ricevere in forma elettronica tutti i fax aziendali, inoltrarli automaticamente tramite e-mail a destinatari predefiniti e stamparli su carta in modo automatico

trasmettere via fax i documenti inviati tramite il modulo C-Fax client

archiviare automaticamente nei Volumi di DFM ifax ricevuti e inviati

C-Fax Server opera con i modem fax di Classe 1, 2 o 2.0 e consente di utilizzare fino a 4 dispositivi fax su un singolo PC (collegandoli alle porte seriali da COM1 a COM4).

È comunque possibile gestire ulteriori linee fax facendo uso di hardware adeguato.

Più in dettaglio, C-Fax Server offre le seguenti funzioni:

elenco dei fax ricevuti, inviati correttamente, presenti in coda di spedizione e la cui spedizione non è andata a buon fine, con la possibilità di selezionarli e di visualizzare il contenuto e le proprietà di ciascuno, di cancellarli, esportarli in formato TIFF, inoltrarli via e-mail, stamparli

stampa automatica di tutti i fax ricevuti

inoltro automatico tramite e-mail dei fax ricevuti, con possibilità di gestire diversi indirizzi e-mail per fax ricevuti su linee differenti

archiviazione automatica su Volumi predefiniti dei fax ricevuti e spediti

possibilità di modificare le proprietà dei fax in coda di spedizione (priorità, data e ora di spedizione, numero di tentativi)

nuovi tentativi di invio dei fax la cui spedizione non è andata a buon fine

definizione dell'indirizzo e-mail dell'amministratore per le notifiche di errori o di possibili problemi

possibilità di specificare, per ciascun dispositivo fax, se esso debba essere utilizzato solo per l’invio, solo per la ricezione o per entrambe, o non debba essere utilizzato da C-Fax Server

log dettagliato delle attività

2.8.2 C-Fax Client

È il modulo fax client che consente all'utente di inoltrare documenti via fax utilizzando C-Fax Server per la trasmissione. Le principali funzionalità offerte sono:

inoltro di documenti via fax direttamente dagli archivi (Volumi) di DFM e da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa, con possibilità di inviare contemporaneamente lo stesso documento a più destinatari

possibilità di selezionare i destinatari direttamente dalla rubrica di Windows, che è quella del client di posta elettronica impostato come default, se compatibile con lo standard MAPI (ad esempio Microsoft Outlook o Outlook Express)

gestione di una rubrica interna di destinatari, con possibilità di definire “liste” di destinatari e di importare dati provenienti dalla rubrica di Windows, oppure da file di testo o in formato dBase IV (DBF 4)

utilizzo di “cover page” personalizzate con i dati del destinatario

dettagliato log delle attività effettuate dall’applicazione

possibilità di definire un indirizzo e-mail per l'invio delle notifiche dei fax spediti, non spediti o che dopo un certo tempo si trovano ancora in stato di elaborazione

2.9 License Manager

CompEd License Manager è lo strumento tecnico che permette il controllo che la licenza d'uso venga rispettata.

Questo modulo software viene installato su un computer connesso alla rete locale, e dotato di una porta parallela per stampante di tipo standard o una porta USB, che viene dedicata ad un dispositivo hardware (chiave): un sistema di protezione unico per l'intero prodotto.

Non è necessario che il computer sia dedicato a questo scopo: al contrario, le condizioni di utilizzo più stabili in assoluto sono quelle in cui License Manager è installato come Servizio di Windows su un server.

3 Ambiente operativo e requisiti del sistema

Per le stazioni di lavoro Legal Document System 4.2 richiede i sistemi operativi:

Microsoft Windows 2000 (con Service Pack 4 o superiore installato)

Microsoft Windows XP

È inoltre necessaria la presenza del browser Microsoft Internet Explorer v5.0 o superiore.

Legal Document System 4.2 supporta i database server

Oracle (vers. 9i e 10g)

Microsoft SQL Server (vers. 2000 e 2005)

Firebird (vers. 2.0)

È in grado di operare anche con archivi in formato FoxPro, senza necessità di utilizzare database esterni.

Per le stazioni di lavoro che hanno necessità di stampare dall'archivio lotti di più documenti PDF per volta, se si desiderano le seguenti funzioni aggiuntive: elevata efficienza nella stampa di grossi volumi di documenti PDF (più di molte centinaia), stampe effettuate non solo sulla stampante predefinita, limitazione del numero di pagine da stampare, possibilità di specificare il numero di copie, conversione automatica da PDF a TIFF, invio via fax attraverso un apposito comando e non solo tramite Acrobat Reader, è richiesto il software CompEd PDF Volume Printer o Adobe Acrobat (non incluso nella licenza del software CompEd).

Per organizzare la consultazione degli archivi tramite Internet, occorre disporre di qualsiasi web server Windows che supporti Java Server Pages 1.2 e Servlet 2.3 (ad esempio Apache Tomcat 4.x o Microsoft IIS con Tomcat come add-on engine).

Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e DOM (ad es. Microsoft Internet Explorer 5.5 o sup., Netscape Navigator 6.0 o sup.), anche con sistemi operativi non Windows.

4 Licenze disponibili

Per andare incontro alle diverse esigenze degli utenti, sono disponibili licenze differenziate in base al numero di utenti e al database prescelto.

Maggiori informazioni sono disponibili presso i Concessionari autorizzati CompEd o possono essere richieste scrivendo a Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. .

Un'apposita “licenza developer” offre vantaggiose condizioni di distribuzione, alle software house interessate ad integrare le funzionalità di Legal Document System 4.2 all'interno delle proprie applicazioni software.