• Che cos'è la "conservazione sostitutiva"?
• E' possibile effettuare la "conservazione sostitutiva" di documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali sono i principali obblighi da seguire perché la "conservazione sostitutiva" di documenti rilevanti ai fini tributari, possa considerarsi conforme alla legge?
• Posso decidere in qualsiasi momento dell'anno di iniziare la conservazione sostitutiva dei documenti?
• Per la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei di rilevanza fiscale è sempre necessario l'intervento del Notaio?
• Le fatture passive cartacee possono essere conservate con modalità sostituiva senza l'intervento del Notaio?
• A partire da quando può essere effettuata la "conservazione sostitutiva" dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• E' possibile effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei di rilevanza fiscale emessi prima del 3 febbraio 2004?
• Come viene assolta l'imposta di bollo?
• Se decido di affidare il processo di conservazione in outsourcing, chi è responsabile della corretta tenuta e conservazione dei documenti?

Le risposte alla F.A.Q. che precedono sono state elaborate da CompEd con la supervisione dell'Avv. Alessandro Dondero, legale esperto in materia di documento elettronico e dematerializzazione. ( Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. )

Che cos'è la "conservazione sostitutiva"?

Quando si parla di "conservazione sostitutiva" ci si riferisce a quella particolare procedura che permette di conservare legittimamente, in formato esclusivamente elettronico, documenti dei quali per legge è obbligatoria l'archiviazione (p.es. le fatture).

E' possibile effettuare la "conservazione sostitutiva" di documenti rilevanti ai fini tributari?

Quali sono i principali obblighi da seguire perché la "conservazione sostitutiva" di documenti rilevanti ai fini tributari, possa considerarsi conforme alla legge?

Posso decidere in qualsiasi momento dell'anno di iniziare la conservazione sostitutiva dei documenti?

Sì, la Circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006, ha chiarito che la conservazione sostitutiva può essere iniziata in qualsiasi momento dell'anno e può riguardare anche un solo tipo o una sola categoria di documenti.

Per la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei di rilevanza fiscale è sempre necessario l'intervento del Notaio?

No, di fatto mai; l'intervento del Notaio è limitato ai soli processi di conservazione di documenti analogici originali unici, così come previsto dalla delibera 11/2004 del CNIPA.

Le fatture passive cartacee possono essere conservate con modalità sostituiva senza l'intervento del Notaio?

Sì, come chiarito dalla Circolare n.36/E dell'Agenzia delle Entrate del 6 dicembre 2006, il documento fattura non è un documento originale unico e, quindi, può essere conservato in via sostitutiva come documento elettronico senza l'intervento del Notaio.

A partire da quando può essere effettuata la "conservazione sostitutiva" dei documenti rilevanti ai fini tributari?

La conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari può essere effettuata sin dal 3 febbraio 2004, data di entrata in vigore del Decreto del Ministro Economia e Finanze 23/01/2004 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.27 del 3 febbraio 2004).

E' possibile effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei di rilevanza fiscale emessi prima del 3 febbraio 2004?

Sì è possibile, seguendo le medesime procedure previste per quelli emessi successivamente.

Come viene assolta l'imposta di bollo?

Se decido di affidare il processo di conservazione in outsourcing, chi è responsabile della corretta tenuta e conservazione dei documenti?

Le norme vigenti prevedono la possibilità che il "Responsabile della conservazione" sia un soggetto esterno all'organizzazione aziendale, ma l'unico soggetto responsabile della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti nei confronti del fisco è e rimane il contribuente, anche quando il processo di conservazione è stato affidato a soggetti terzi in outsourcing.