La Vostra Organizzazione con la rapidità e l'efficienza dei documenti elettronici con valore legale e fiscale Il software che conferisce valore legale e fiscale al Vostro Sistema Informativo

Il più potente e flessibile motore di elaborazione per flussi di documenti strutturati prodotti da sistemi esistenti (fatture, ordini, solleciti, cedolini, ecc.), letti direttamente da spool file, convertiti nei formati più convenienti ed inoltrati in modo multicanale (Postel, email, fax, Koinè...).

Una gestione completa dei documenti fiscali (fatture, libri, ecc.) elettronici a norma.

• Condizioni Generali di Licenza d'Uso di Software Applicativo CompEd Software Design
• Condizioni Generali del Servizio "UpToDate"
• Descrizione Tecnica

1. Cosa si può fare con Legal Document System

Legal Document System consente alla Vostra Organizzazione di:

• convertire i documenti prodotti dal Vostro sistema informativo in documenti elettronici con valore legale e fiscale
• conservarli in formato elettronico mantenendone nel tempo la validità legale e fiscale (es. Fattura Elettronica)
• recapitarli automaticamente ai destinatari, con le modalità da Voi desiderate:

• in formato elettronico, tramite e-mail

• tramite fax (usando il Fax Server incluso nel prodotto)

• su carta, tramite Postel o Koinè

• su carta, in modo tradizionale

• convertire documenti su carta (ricevuti da terze parti o prodotti internamente) in documenti informatici a norme, conservandone il valore nel tempo
• archiviare qualsiasi tipo di documento cartaceo o elettronico (o file)
• cifrare per riservatezza le comunicazioni e-mail e i documenti elettronici
• inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa in ambiente Windows
• ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via e-mail agli uffici o al personale destinatari
• archiviare automaticamente, se desiderato, le e-mail e i fax entranti e uscenti
• utilizzare funzioni di workflow di base di tipo autorizzativo
• gestire gli archivi aziendali in modo più efficiente e sicuro, sulle maggiori e più diffuse piattaforme database, quali Oracle, MS SQL Server, Firebird
• accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet per tutte le operazioni da Voi autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, inoltro via fax, aggiunta di documenti agli archivi)
• organizzare gli archivi aziendali definendo i diritti di accesso degli utenti limitandoli ai documenti di propria competenza
• organizzare e riorganizzare gli archivi in modo personalizzato per ciascun utente indipendentemente dalla loro struttura fisica
• leggere codici a barre
• trovare in modo semplice e veloce i documenti correlati (es: ordine-ddt-fattura-sollecito)
• allegare ad un documento archiviato altri documenti e memorizzarli insieme
• gestire in modo completamente automatizzato la pubblicazione Internet dei documenti e del "back office" necessario allo scambio delle autorizzazioni per l'invio dei documenti fiscali in forma diversa dalla carta con la possibilità di effettuare il monitoring dell'accesso al documento e spedire in automatico, su carta, il documento stesso se entro "n" giorni scelti dall'utente il destinatario non effettua l'accesso
• beneficiare di potenti strumenti di collegamento ai database già presenti in azienda permettendo l'integrazione tra la gestione dati del sistema documentale ed il software gestionale.

• Emissione elettronica, spedizione via Internet, fax, Postel e Koinè e archiviazione con modalità informatiche a norma di legge di:

• documenti contabili quali fatture, solleciti di pagamento, ordini, conferme d'ordine, cedolini paga

• proposte e conferme contrattuali

• raccomandate e lettere circolari

• disposizioni di bonifico, ricevute bancarie

• bollettini di conto corrente postale

• spedizione elettronica automatica delle copie dei documenti destinate agli agenti
• compilazione assistita, spedizione e archiviazione elettronica di offerte e inviti a proporre

• emissione e manutenzione in formato elettronico (documenti informatici a norme) di scritture contabili quali:

• libro giornale, mastri, registri IVA, corrispettivi

• libro giornale di magazzino, cespiti, ...

• automazione fax spediti e ricevuti, con inoltro via e-mail e archiviazione elettronica automatica

• archiviazione elettronica sostitutiva della carta

• gestione archivi dei documenti aziendali, con accesso tramite rete locale, Internet e Intranet

• estrazione dei fascicoli di documenti (cliente o fornitore) e dei documenti correlati

• conservazione del valore legale e fiscale dei documenti informatici
  

L'utilizzo di Legal Document System comporta una serie di importanti e irrinunciabili vantaggi, che si possono sintetizzare in: riduzione dei costi, recupero di personale ad attività più produttive, maggiore efficienza, migliore organizzazione e immagine aziendale.

Ne elenchiamo alcuni:

• riduzione / eliminazione dei costi e dei tempi di produzione e recapito documenti, da qualche euro a documento (es.: fatture elettroniche), ad alcune decine di euro (es.: contratti elettronici, fascicolo cliente/fornitore per l'ufficio legale), fino a centinaia o migliaia di euro a documento (libro giornale, libro inventari)

• eliminazione dei costi e degli spazi fisici occupati dagli archivi dei documenti

• migliore gestione degli archivi

• reperibilità in pochi istanti dei documenti e delle informazioni in essi contenute, con la conseguente possibilità di fornire risposte pronte ai clienti, al personale e al management dell'azienda

• risparmio di tempo del personale amministrativo

• risparmio di tempo del personale addetto alle vendite

• recapito immediato e a costo zero delle offerte ai clienti e delle conferme ai fornitori, con conseguente accelerazione dei processi produttivi e finanziari dell'azienda

   

4. Oltre 2.000 Aziende e Pubbliche Amministrazioni hanno già scelto CompEd

Con vent'anni di esperienza e oltre 2.000 licenze vendute, CompEd e i suoi Concessionari Specializzati assicurano alla Vostra Organizzazione i più elevati standard di servizio e di professionalità. Servizi e professionalità che hanno già conquistato la fiducia delle maggiori aziende operanti in Italia.

5. Valore legale e fiscale e conformità alle norme

Legal Document System è conforme alle più recenti norme italiane ed europee che conferiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici (firma digitale, fatturazione e archiviazione elettronica, documenti contabili informatici).

6. Semplicità e integrazione nel Vostro Sistema Informativo

L'utilizzo di Legal Document System da parte del personale dell'azienda è semplice, e il prodotto è progettato per essere inserito nel sistema informativo dell'Organizzazione Utente senza necessità di apportare modifiche alle applicazioni software già esistenti.

7. Licenze per ogni esigenza

Legal Document System è disponibile in una serie di licenze che consentono sia alla grande e media organizzazione che alle piccole aziende e pubbliche amministrazioni, fino allo studio professionale, di usufruire dei servizi e dei vantaggi illustrati.

8. Architettura di Legal Document System

Legal Document System è costituito dai seguenti componenti software:

• DigitalSign, per la firma digitale certificata a norma di legge e per la cifratura dei documenti
• DigitalFile, per l'archiviazione dei documenti e la conservazione del loro valore legale e fiscale nel tempo
• CompEd PDF Generator, per la conversione dei documenti elettronici in formato PDF
• CompEd PDF Volume Printer, per la stampa ottimizzata di volumi di documenti PDF
• PostManager, per convertire i documenti elettronici in documenti informatici a norma, l’archiviazione automatica in DigitalFile e la spedizione “multicanale” tramite Internet, fax, Postel e Koinè
• C-Fax, il “Fax System” (server e client) di automazione e archiviazione fax, integrato con l'e-mail e gli altri componenti di Legal Document System
• SmartContract Lite, per i contratti elettronici via e-mail (applicazione mono-utente “stand-alone”)
• SmartContract, per i contratti elettronici in qualunque formato, personalizzabile nelle strutture dati, nelle procedure (workflow), nelle interfacce utente e nell'integrazione con il Sistema Informativo dell'Organizzazione Utente
• CompEd Barcode Reader, per la lettura dei codici a barre

e dispone dei seguenti moduli opzionali

• ViewDoc Server, per la visualizzazione, da una qualsiasi delle Vs. applicazioni, di uno o più documenti archiviati, tramite Web Browser

• ViewDoc per IBM AS/400, per la visualizzazione di un documento o una lista di documenti direttamente dalla schermata dell'applicazione su IBM AS/400, e per la stampa di etichette con codice a barre per l'archiviazione di documenti passivi

Legal Document System dispone di interfaccia di programmazione COM.

Per maggiori informazioni è disponibile la Descrizione Tecnica.