Conservazione Sostitutiva

Conservazione Sostitutiva

Conservazione Sostitutiva: cos’è?

“La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).”

(Fonte Wikipedia)

Conservazione Sostitutiva: eliminiamo i documenti su carta ma non solo

La conservazione sostitutiva dei documenti è quindi un processo che consente, per alcune tipologie c.

Oggi molti documenti nascono già in formato digitale (per esempio le fatture elettroniche). Si parla quindi più propriamente di “conservazione digitale”. La carta viene completamente eliminata già dall’origine e per questi documenti la conservazione digitale è obbligatoria per legge: per mantenerne la loro validità devono essere conservati nel loro formato originale (digitale).

Ormai la quasi totalità delle aziende è dotata di un sistema informatico che consente la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La legge nel tempo ha imposto l’obbligatorietà del formato digitale per alcune tipologie documentali per cui anche le aziende più piccole e i professionisti si sono dovuti adeguare (con strumenti propri oppure adottando soluzioni in outsoucing). La disponibilità di documenti in questo formato ne rende più facile e veloce la gestione, oltre che meno onerosa.

Conservazione sostitutiva: la normativa

A partire dal 1994 in Italia sono state emanate una serie di norme che hanno consentito di creare la base per arrivare all’attuale normativa.

Per quanto riguarda i documenti fiscali, è Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 2004 che ha stabilito le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

Con questo decreto sono stati fissati alcuni concetti fondamentali per la conservazione e in particolare:

  • la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica;
  • la memorizzazione su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo;
  • il Responsabile della Conservazione.

Approfondimenti sulle principali normative alla pagina: https://comped.it/firma-digitale/per-saperne-di-piu/normativa

Che cosa significa quindi conservare un documento in modalità sostitutiva?

Significa sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, anche nel caso in cui la sua origine sia già nel formato digitale.

La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti. Tali documenti, anche se in origine cartacei, possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale, dall'eliminazione della carta e dalla disponibilità del documento.

Gli strumenti della Conservazione Sostitutiva: quali sono?

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare digitalmente i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) sono:

La firma digitale:

Tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma).

Il riferimento temporale

Informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo.

La marcatura temporale

Evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale).

Sottoporre un documento a conservazione sostitutiva non significa “salvarlo” su un PC o su un dispositivo esterno. E’ molto di più. E’ sottoporre il documento (sia esso cartaceo o digitale) a una precisa procedura stabilita dalla legge, con gli strumenti sopra identificati. E’ mantenere il documento digitale archiviato in un apposito sistema di conservazione, che ne garantisca i principi di immodificabilità, leggibilità e integrità.

Conservazione Sostitutiva: Documenti cartacei e documenti elettronici

Documenti in origine digitali

Nascono in modalità digitale, per legge:

  • le fatture elettroniche attive e passive;
  • le PEC;
  • documenti firmati digitalmente (per esempio contratti).

Per questi documenti è obbligatoria, sempre per legge, la conservazione digitale.

Approfondimenti:

Conservazione sostitutiva: vantaggi

Conservazione Sostitutiva: rapidità nel reperimento dei documenti

Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute

Conservazione Sostitutiva: risposte rapide ai clienti

Risposte rapide ai clienti, partner e fornitori

Conservazione Sostitutiva: recupero di spazio in precedenza

Recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta

Conservazione Sostitutiva: Risparmio  di tempo

Recupero di personale a attività produttive

Risparmio  di tempo

Riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti

Velocità nel reperimento dei documenti

Migliore organizzazione

Maggiore efficienza

Miglioramento dell'immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità

Maggiore competitività

Maggiore competitività

Conservazione sostitutiva: in house oppure in outsourcing

Puoi decidere di conservare i tuoi documenti in locale sui tuoi sistemi oppure affidarti a un fornitore esterno che si occuperà di tutto il processo di conservazione.

Qual è la differenza?

Conservazione in house (presso la tua Azienda)

Devi occuparti di tutto tu:

  • devi avere un software che sia in grado di effettuare la conservazione sostitutiva, secondo la più recente normativa;
  • devi avere un software di firma digitale;
  • devi avere un account di marcatura temporale;
  • devi rispettare tutti i vincoli tecnici imposti dalla normativa (per esempio il software di gestione documentale e quello di conservazione devono essere su due server differenti);
  • devi rispettare tutte le prescrizioni normative;
  • devi sempre rimanere aggiornato sul tema;
  • devi redigere il Manuale della Conservazione.

Conservazione in outsourcing (sui sistemi un soggetto esterno):

Non devi pensare a nulla se non ad affidarti a un partner esperto del settore. E possibilmente Accreditato AgID.

CompEd Servizi è accreditata da AgID per la Conservazione Digitale dei Documenti

Accreditata da AgID per la Conservazione Digitale dei Documenti

La soluzione software di CompEd Global Document System

La soluzione software di CompEd è Global Document System:

  • Gestione e archiviazione di tutti i documenti
  • Gestione delle procedure e dei flussi documentali (Workflow)
  • Conservazione sostitutiva
  • Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale
  • Firma digitale
  • Accesso ai documenti tramite Internet
  • Spedizione automatica dei documenti tramite PEC, e-mail, fax o su carta (Postel, Koinè)
  • Gestione della PEC

CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di prodotti conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e per i documenti informatici con valore legale e da oltre 20 anni produce e distribuisce software in questo settore.

Conservazione Sostitutiva

In house:

In outsourcing:

Conservazione sostitutiva: i prezzi

Puoi vedere direttamente sul nostro sito il prezzo di alcuni servizi di conservazione digitale.

PEC Valore Certo

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Il servizio conservazione a norma delle PEC e di protezione del loro valore legale nel tempo.

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Servizio di Conservazione Digitale del Libri Contabili (e altri documenti)

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Riservato ai Commercialisti.

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Servizio di Conservazione dei corrispettivi delle Vending Machines

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Per adempiere ai requisiti di conservazione del decreto legislativo n.127/2015.

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