Gestione Documentale

Gestione documentale: documenti digitali subito disponibili per la consultazione, la ricerca, la trasmissione

I più efficienti sistemi di Gestione Documentale permettono di gestire tutti i documenti e tutte le informazioni in essi contenuti in modo semplice, veloce e preciso. Qualsiasi documento deve essere immediatamente reperibile, e per qualsiasi utilizzo: l'inoltro ad altri uffici interni dell'organizzazione, ai clienti, ai fornitori, allo studio legale; l'estrazione di fascicoli deve essere facile e immediata. Facile e intuitivo deve essere anche l’inserimento di qualsiasi documento in un processo di workflow, che consenta alla comunità di utenti di svolgere in modo collaborativo qualunque funzione.

Con questi requisiti ben chiari in mente, CompEd ha progettato e realizzato le più competitive soluzioni di Gestione Documentale e Workflow: semplicità e rapidità di messa in funzione.

Che cosa puoi fare con la gestione documentale?

Che cosa puoi fare con la gestione documentale?

Con la Gestione Documentale di CompEd puoi acquisire qualunque documento e gestirlo in qualunque modo: archiviarlo, sottoporlo a conservazione sostitutiva della carta, spedirlo automaticamente in qualsiasi modo, su carta, via e-mail, via fax, tramite PEC (Posta Elettronica Certificata), inserirlo in procedure aziendali e cicli di workflow, vistarlo, firmarlo elettronicamente (firma digitale), esporlo su Internet, creare fascicoli.

Puoi svolgere qualunque operazione in completa autonomia.

Tutti gli archivi cartacei vengono sostituiti da quelli digitali, grazie alla Gestione Documentale di CompEd, e tutte le Aziende e le Pubbliche Amministrazioni che vogliono essere bene organizzate possono ottimizzare le proprie risorse e ottenere importanti vantaggi in termini di risparmio di tempo, riduzione di costi e recupero di spazio.

Puoi utilizzare il software di Gestione Documentale di CompEd presso la tua sede, oppure usarlo sui nostri server, tramite web, come preferisci.

Gestione Documentale subito, senza modificare il tuo software

In pochi giorni puoi mettere in funzione il più efficiente e completo sistema di Gestione Documentale, senza alcuna necessità di modificare il tuo software o il tuo sistema informativo in alcun modo: i nostri prodotti di gestione documentale e i nostri servizi sono realizzati in modo da integrarsi con i tuoi sistemi informatici e con il tuo software di gestione aziendale consentendo di elaborare i documenti prodotti dalle tue applicazioni in modo completamente automatico.

Cosa puoi fare con il software di gestione documentale di CompEd?

Tutto quello che puoi immaginare!

01
Acquisire, convertire e spedire documenti provenienti da diverse applicazioni, anche su diverse piattaforme (ad esempio mainframe)

Con il software di CompEd è possibile acquisire documenti creati in formato PDF, senza apportare alcuna modifica, prelevando dagli stessi solo le informazioni necessarie per popolare i campi che negli archivi saranno usati per gestirli, ricercarli e identificarli.

Laddove necessario è possibile interpretare automaticamente spool di stampa in vari formati (ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF), anche molto complessi, in modo estremamente flessibile, configurando l’interpretazione e la conversione dello spool attraverso un’interfaccia utente molto intuitiva.

Una volta convertiti in formato PDF, possono essere archiviati e spediti, attraverso diverse modalità, come si potrà vedere più sotto.

02
Convertire i documenti di carta in documenti elettronici

Con l’acquisizione dei documenti cartacei tramite scanner è possibile trasformarli in documenti elettronici e archiviarli.

È inoltre possibile il riconoscimento del codice a barre eventualmente presente nelle immagini, con l’inserimento del suo valore nell’archivio e associazione all’immagine archiviata.

È supportato qualsiasi scanner compatibile con gli standard NTWAIN e WIA, inclusi i dispositivi dotati di sistemi di caricamento automatico.

Altre principali caratteristiche sono:

  • supporto della scansione e archiviazione automatica dei documenti multi-pagina;
  • supporto dei più comuni formati grafici raster (input e output): TIFF, JPEG, BMP, GIF, PCX;
  • funzioni base di modifica, quali regolazione contrasto/luminosità, strumenti penna e gomma aggiunta di timbri e testi all'immagine, ritaglio dell'area selezionata ecc;
  • funzioni per la gestione delle pagine: modifica dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine;
  • finestra di anteprima delle pagine del documento aperto;
  • funzione per la spedizione via e-mail del documento immagine aperto;
03
Convertire i documenti elettronici in formato PDF

Grazie ad un componente software completamente realizzato da CompEd, è possibile convertire i documenti memorizzati in corrispondenti rappresentazioni in formato PDF.

Gli oggetti grafici eventualmente presenti nei documenti generati sono automaticamente ottimizzati, ossia inseriti solto una volta nel documento, anche se l’oggetto grafico è presente in più pagine.

04
Archiviare documenti
È possibile inserire in un archivio elettronico qualsiasi tipo di documento cartaceo o elettronico, incluse le email e le PEC in entrata e in uscita, in modo automatico. L’archiviazione automatica può essere attivata come servizio di Windows oppure pianificata per l’avvio automatico.
05
Sottoporre i documenti alla procedura di conservazione sostituiva della carta prevista dalle norme

Il software di gestione documentale di CompEd consente di creare archivi in grado di contenere documenti di diverse tipologie; in base alla natura di tali dati (se documenti non è parola chiave), come nel caso dei documenti contabili, è necessaria la conservazione digitale a norma per lunghi periodi di tempo e l’eventuale esibizione alle autorità.

Il software consente di eseguire la procedura di conservazione in locale oppure, in alternativa, di affidare a un soggetto esterno (per esempio CompEd Servizi) tale attività.

06
Mantenere la validità legale e fiscale nel tempo

I documenti elettronici con rilevanza legale e fiscale devono essere conservati nel tempo, mantenendo il loro valore, secondo quanto indicato dalla legge in materia. Devono quindi essere sottoposti a un processo di conservazione a norma che prevede, tra le altre cose, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Le soluzioni di CompEd per la conservazione digitale dei documenti rispondono a questa necessità.

07
Consultare i documenti da qualsiasi posizione e in qualsiasi modalità

È possibile accedere agli archivi e ai documenti contenuti tramite rete locale, Internet o Intranet, per effettuare tutte le operazioni autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, PEC o fax, archiviazione) non solo da computer ma, grazie all’interfaccia web HTML 5, anche da tablet e smartphone. Tutto questo senza installare alcun software specifico lato Client.

08
Spedire i documenti in modo automatico e con qualsiasi modalità: e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), fax, carta (verranno recapitati tramite portalettere)

Inclusa nelle funzionalità del software c’è la spedizione automatica multicanale dei documenti prodotti dal sistema gestionale, nelle diverse modalità di invio: e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), fax, carta (posta ibrida cioè stampati da un intermediario e consegnati su carta).

È possibile anche combinare insieme i canali di spedizione, definendo tutti i parametri per ottenere una distribuzione ottimale ed efficiente dei documenti elaborati.

09
Vistarli e firmarli: firma elettronica e firma digitale

Grazie a DigitalSign di CompEd, è possibile apporre ai documenti sia una firma elettronica che una digitale.

La firma elettronica rappresenta la più semplice fattispecie di sottoscrizione informatica. Ne è un tipico esempio un messaggio di posta elettronica ordinaria.

La firma digitale, invece, prevista solo in Italia (nel CAD), è un particolare tipo di firma elettronica qualificata.

È la realizzazione tecnologica basata su una coppia di chiavi crittografiche di tipo asimmetrico (una pubblica e l’altra privata, sotto il controllo esclusivo del sottoscrittore) della firma elettronica qualificata. Può essere utilizzata in tutti gli scenari di sottoscrizione con il necessario valore probatorio. È disconoscibile solo provando di non aver effettuato personalmente la sottoscrizione o, in altre parole, è il sottoscrittore ad avere l’onere della prova.

10
Inserire i documenti in qualsiasi processo di gestione documentale (workflow) creato su misura per le singole esigenze
Ciascun documento può essere sottoposto a un processo di gestione che genera il passaggio del documento stesso da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale. Ogni volta che su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione.
11
Trovare qualsiasi documento

Grazie alle due modalità di ricerca, testuale (utilizzando, se lo si desidera, connettori logici come AND, OR, NOT) e full-text (ricerca del testo anche nel contenuto stesso dei documenti), si possono ritrovare in pochi istanti i documenti archiviati.

Con i documenti visualizzati come risultato della ricerca si possono effettuare diverse operazioni su tali documenti (come per esempio l’invio via e-mail).

12
Estrarre fascicoli

I documenti archiviati possono essere organizzati in fascicoli ovvero raggruppamenti di dati di diverso tipo legati da un nesso logico. Possiamo pensare, per esempio, al fascicolo costituito da una fattura e dal relativo sollecito di pagamento.

Attraverso il software di CompEd è molto semplice realizzare tali strutture visualizzarle ed esportarle come fossero un unico documento.

Acquisire, convertire e spedire documenti +

Con il software di CompEd è possibile acquisire documenti creati in formato PDF, senza apportare alcuna modifica, prelevando dagli stessi solo le informazioni necessarie per popolare i campi che negli archivi saranno usati per gestirli, ricercarli e identificarli.

Laddove necessario è possibile interpretare automaticamente spool di stampa in vari formati (ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF), anche molto complessi, in modo estremamente flessibile, configurando l’interpretazione e la conversione dello spool attraverso un’interfaccia utente molto intuitiva.

Una volta convertiti in formato PDF, possono essere archiviati e spediti, attraverso diverse modalità, come si potrà vedere più sotto.

Convertire i documenti di carta in documenti elettronici +

Con l’acquisizione dei documenti cartacei tramite scanner è possibile trasformarli in documenti elettronici e archiviarli.

È inoltre possibile il riconoscimento del codice a barre eventualmente presente nelle immagini, con l’inserimento del suo valore nell’archivio e associazione all’immagine archiviata.

È supportato qualsiasi scanner compatibile con gli standard NTWAIN e WIA, inclusi i dispositivi dotati di sistemi di caricamento automatico.

Altre principali caratteristiche sono:

  • supporto della scansione e archiviazione automatica dei documenti multi-pagina;
  • supporto dei più comuni formati grafici raster (input e output): TIFF, JPEG, BMP, GIF, PCX;
  • funzioni base di modifica, quali regolazione contrasto/luminosità, strumenti penna e gomma aggiunta di timbri e testi all'immagine, ritaglio dell'area selezionata ecc;
  • funzioni per la gestione delle pagine: modifica dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine;
  • finestra di anteprima delle pagine del documento aperto;
  • funzione per la spedizione via e-mail del documento immagine aperto;
Convertire i documenti elettronici in formato PDF +

Grazie ad un componente software completamente realizzato da CompEd, è possibile convertire i documenti memorizzati in corrispondenti rappresentazioni in formato PDF.

Gli oggetti grafici eventualmente presenti nei documenti generati sono automaticamente ottimizzati, ossia inseriti solto una volta nel documento, anche se l’oggetto grafico è presente in più pagine.

Archiviare documenti +
È possibile inserire in un archivio elettronico qualsiasi tipo di documento cartaceo o elettronico, incluse le email e le PEC in entrata e in uscita, in modo automatico. L’archiviazione automatica può essere attivata come servizio di Windows oppure pianificata per l’avvio automatico.
Conservare digitalmente i documenti +

Il software di gestione documentale di CompEd consente di creare archivi in grado di contenere documenti di diverse tipologie; in base alla natura di tali dati (se documenti non è parola chiave), come nel caso dei documenti contabili, è necessaria la conservazione digitale a norma per lunghi periodi di tempo e l’eventuale esibizione alle autorità.

Il software consente di eseguire la procedura di conservazione in locale oppure, in alternativa, di affidare a un soggetto esterno (per esempio CompEd Servizi) tale attività.

Mantenere la validità legale e fiscale nel tempo +

I documenti elettronici con rilevanza legale e fiscale devono essere conservati nel tempo, mantenendo il loro valore, secondo quanto indicato dalla legge in materia. Devono quindi essere sottoposti a un processo di conservazione a norma che prevede, tra le altre cose, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Le soluzioni di CompEd per la conservazione digitale dei documenti rispondono a questa necessità.

Consultare i documenti da qualsiasi posizione e in qualsiasi modalità +

È possibile accedere agli archivi e ai documenti contenuti tramite rete locale, Internet o Intranet (solo un dubbio: intranet non è sinonimo di rete locale?) , per effettuare tutte le operazioni autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, PEC o fax, archiviazione) non solo da computer ma, grazie all’interfaccia web HTML 5, anche da tablet e smartphone. Tutto questo senza installare alcun software specifico lato Client.

Spedire i documenti in modo automatico +

Inclusa nelle funzionalità del software c’è la spedizione automatica multicanale dei documenti prodotti dal sistema gestionale, nelle diverse modalità di invio: e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), fax, carta (posta ibrida cioè stampati da un intermediario e consegnati su carta).

È possibile anche combinare insieme i canali di spedizione, definendo tutti i parametri per ottenere una distribuzione ottimale ed efficiente dei documenti elaborati.

Vistarli e firmarli: firma elettronica e firma digitale +

Grazie a DigitalSign di CompEd, è possibile apporre ai documenti sia una firma elettronica che una digitale.

La firma elettronica rappresenta la più semplice fattispecie di sottoscrizione informatica. Ne è un tipico esempio un messaggio di posta elettronica ordinaria.

La firma digitale, invece, prevista solo in Italia (nel CAD), è un particolare tipo di firma elettronica qualificata.

È la realizzazione tecnologica basata su una coppia di chiavi crittografiche di tipo asimmetrico (una pubblica e l’altra privata, sotto il controllo esclusivo del sottoscrittore) della firma elettronica qualificata. Può essere utilizzata in tutti gli scenari di sottoscrizione con il necessario valore probatorio. È disconoscibile solo provando di non aver effettuato personalmente la sottoscrizione o, in altre parole, è il sottoscrittore ad avere l’onere della prova.

Realizzare workflow documentali +
Ciascun documento può essere sottoposto a un processo di gestione che genera il passaggio del documento stesso da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale. Ogni volta che su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione.
Trovare qualsiasi documento +

Grazie alle due modalità di ricerca, testuale (utilizzando, se lo si desidera, connettori logici come AND, OR, NOT) e full-text (ricerca del testo anche nel contenuto stesso dei documenti), si possono ritrovare in pochi istanti i documenti archiviati.

Con i documenti visualizzati come risultato della ricerca si possono effettuare diverse operazioni su tali documenti (come per esempio l’invio via e-mail).

Estrarre fascicoli +

I documenti archiviati possono essere organizzati in fascicoli ovvero raggruppamenti di dati di diverso tipo legati da un nesso logico. Possiamo pensare, per esempio, al fascicolo costituito da una fattura e dal relativo sollecito di pagamento.

Attraverso il software di CompEd è molto semplice realizzare tali strutture visualizzarle ed esportarle come fossero un unico documento.

Ricorda che CompEd progetta e realizza tutti i componenti del software di Gestione Documentale ed è quindi in grado di offrirti qualunque personalizzazione e progetto anche su misura per le più specifiche e particolari esigenze.

In modo rapido, semplice e intuitivo.

Workflow
Workflow
Fatturazione Elettronica B2B, B2C e PA
Fatturazione Elettronica
Conservazione Digitale
Conservazione Digitale
Invio documenti multi-canale
Invio documenti multi-canale
Interfaccia web
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Gestione PEC
Gestione PEC
Gestione Documentale: Il sistema di gestione dei documenti (DMS)

L'offerta di CompEd per la Gestione Documentale

Puoi scegliere di installare il software di Gestione Documentale di CompEd direttamente presso i tuoi uffici, oppure utilizzarlo sui server di CompEd Servizi, società del gruppo CompEd specializzata nei servizi di gestione documentale e archiviazione dei documenti in outsourcing.

Gestione documentale e Workflow documentale

Gestione Documentale: prezzi e demo online

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Documenti digitali subito disponibili per la consultazione, la ricerca, la trasmissione

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Ricorda che CompEd progetta e realizza tutti i componenti del software di Gestione Documentale ed è quindi in grado di offrirti qualunque personalizzazione e progetto anche su misura per le più specifiche e particolari esigenze.

In modo rapido, semplice e intuitivo.

Gestione Documentale: Workflow
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Gestione Documentale: Fatturazione Elettronica B2B, B2C e PA
Fatturazione Elettronica
Conservazione Digitale
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Invio documenti multi-canale
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Interfaccia web
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Gestione PEC
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