Gestione Documentale

Gestione Documentale: come possiamo definirla e perché adottare soluzioni di gestione documentale è così importante?

Gestione Documentale

Possiamo definire la gestione documentale come la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.

Indipendentemente da come un documento nasca (cartaceo o in formato digitale), al suo interno contiene dati e informazioni che necessariamente devono essere acquisiti e archiviati, oltre che essere disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo.

I dati contenuti possono avere diverso significato (amministrativo-contabile, giuridico, commerciale, etc.) ma la loro corretta e organizzata gestione è fondamentale ed è diventata un processo sempre più strategico all’interno della singola organizzazione aziendale, sia che si tratti di una piccola realtà che in caso di medie o grandi imprese.

Il crescente numero di informazioni presenti deve essere gestito in modo organizzato per consentire una più veloce condivisione e, nello stesso tempo, una protezione del contenuto; non va dimenticato inoltre che è necessario evitarne il deterioramento e il rischio di smarrimento.

Per ottenere risultati in termini di efficienza e ottimizzazione del processo di gestione documentale si può ricorrere a soluzioni informatiche e, in particolare, a sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS). Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).

Quali sono i principali vantaggi della gestione documentale?

La gestione documentale consente di ottenere numerosi vantaggi; tra i principali possiamo elencare:

Riduzione dei costi
per la stampa

Risparmio sulla carta (circa il 90%) toner, stampanti e buste per la postalizzazione.

Riduzione dei costi
per gli archivi

Si azzerano i costi per l’utilizzo di spazi fisici occupati dagli archivi dei documenti cartacei.

Riduzione generale
dei costi

Dalla produzione, all’archiviazione e al recapito dei documenti si ottengono risparmi sui costi.

Risparmio di
tempo

Riduzione dei tempi di gestione del documento, della ricerca interna, dei tempi di risposta, dei tempi di inoltro all’interno e/o all’esterno dell’azienda.

Velocità nel reperimento dei documenti

Un sistema organizzato consente di rintracciare con facilità e velocità i documenti archiviati e renderli disponibili in tempo reale.

Maggiore efficienza

Un utilizzo degli strumenti aziendali condiviso (centralizzazione della gestione documentale) aumenta l’efficienza e le competenze interne ed evita perdite di denaro derivanti da una cattiva gestione.

Maggiore competitività

Rispetto ad aziende poco organizzate ed efficienti, i processi aziendali sono più veloci e con minore rischio di errori.

Sicurezza delle informazioni

Con la conservazione digitale dei documenti si ha la garanzia dell’inalterabilità del documento (opponibilità a terzi).

Gestione Documentale: alcuni dati interessanti

Una ricerca condotta da IDC a livello europeo riporta che il numero di documenti che vengono stampati dalle aziende è in graduale diminuzione, grazie ai miglioramenti che sono in corso nelle soluzioni di gestione documentale e grazie alle crescenti iniziative nell’ambito della digitalizzazione.

Anche le novità in materia di sicurezza dei dati (GDPR) sembra abbiano contribuito a dare una spinta alle soluzioni di gestione documentale in quanto la sicurezza del dato non può prescindere da una gestione ben organizzata ed efficiente del dato stesso.

Questo è quanto risulta da un’altra ricerca condotta invece da Ricoh ed effettuata su 2.550 manager europei, che fa emergere che il 55% delle aziende ritiene proprio che le novità normative in tema di privacy siano un buon punto di partenza per migliorare l’organizzazione interna.

Dobbiamo poi considerare che l’introduzione di alcune norme in ambito di fatturazione elettronica, processo civile e ambito sanitario ha contribuito ad accelerare i processi di digitalizzazione dei documenti; nonostante tutto però, in questo 2020, il passaggio dal cartaceo al digitale è un processo ancora in atto e non ancora giunto al suo termine.

Il mercato globale del documentale è in continua crescita: è stato valutato in 800 milioni di dollari nel 2017 e sembra raggiungerà i 980 milioni di dollari entro la fine del 2023 con un tasso di crescita del 3,6% nel periodo 2019-2024 (Global Document Management Software Market Report).

Ci sono ancora inefficienze da risolvere in molte realtà: in una recente ricerca di dicembre 2019 del “Global Intelligent Information Management Benchmark Report” si legge che l’83% dei lavoratori intervistati ha avuto problemi a reperire un documento presente nella propria rete aziendale e ha dovuto ricrearlo.

La principale ragione che sta spingendo le aziende a ridurre i volumi di documenti cartacei è stata individuata nei continui sviluppi delle soluzioni di document management (72%), nella necessità di accedere a un numero maggiore di contenuti digitali (68%) e in iniziative di digitalizzazione (59%).

Quali sono i requisiti fondamentali per un moderno sistema di gestione documentale?

Possiamo sintetizzare i 10 requisiti fondamentali per un sistema di gestione documentale al passo con i tempi in:

Global Document System, lo stato dell'arte nella gestione documentale

È il "sistema guida" per tutti i flussi e i processi documentali della nostra suite.

Dove esiste un documento esiste un flusso, dove esiste un flusso esiste un processo.

Dare forma a concetti astratti attraverso soluzioni digitali è una sfida che Global Document System ha accettato da molti anni. Il sistema infatti è strutturato per fornire il supporto alla gestione e alla supervisione di documenti digitali in tutto il loro ciclo di vita.

Basato su motori di database estremamente performanti, a scelta del cliente e leader di mercato quali Microsoft SQL Server e Oracle, Global Document System supporta tutti i moduli specializzati di CompEd nell'evoluzione continua richiesta dalle aziende e dalla legge.

Con Global Document System è possibile:

• convertire i documenti prodotti dal sistema informativo in documenti informatici con valore legale e fiscale;
• spedirli automaticamente ai destinatari:
  • in forma elettronica tramite PEC, e-mail o Web (con pubblicazione in area riservata del sito e rendendoli disponibili ai destinatari con avviso tramite e-mail e/o SMS), a costo zero;
  • su carta, tramite Postel o Koinè;
  • tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);
• conservare i documenti in modalità elettronica, mantenendone nel tempo la validità legale e fiscale;
• archiviare qualsiasi tipo di documento, cartaceo o elettronico;
• gestire i più diffusi sistemi di codifica a barre ("barcode") per l'indicizzazione automatica dei documenti negli archivi elettronici;
• definire i diritti di accesso degli utenti agli archivi, limitandoli ai documenti di loro competenza;
• organizzare i documenti archiviati in modo autonomo, comodo, flessibile ed efficiente, grazie alla possibilità di definire a piacere "contenitori logici" dei dati archiviati (i "volumi virtuali"), a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più volumi fisici dell'archivio; i "volumi virtuali" possono essere organizzati e riorganizzati più volte, successivamente, in qualsiasi momento, secondo le necessità di archiviazione, di lavoro, di gestione, di visualizzazione dei documenti da parte di ciascun utente, a prescindere dalla struttura fisica degli archivi precedentemente definita; ciascun utente disporrà quindi della propria "vista personalizzata" sugli archivi;
• accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet, per tutte le operazioni da te autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, PEC o fax, archiviazione) non solo da computer ma, grazie all’interfaccia web HTML 5, anche da tablet e smartphone;
• visualizzare i documenti archiviati direttamente da applicazioni software (per le piattaforme più diffuse quali, a titolo di esempio, SAP, JD Edwards, AS400, BAAN, etc.);
• consentire ai clienti di consultare i documenti di loro pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti;
• comporre, inviare e monitorare i messaggi PEC uscenti e le loro notifiche correlate, aggiornando dinamicamente lo stato dei documenti archiviati;
• archiviare i messaggi PEC entranti e le notifiche correlate;
• inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa in ambiente Windows e ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via e-mail ai destinatari;
• archiviare automaticamente le e-mail e i fax entranti e uscenti;
• gestire autonomamente le fatture elettroniche B2B, B2C e PA (emissione, trasmissione, ricezione e conservazione;
• definire e gestire procedure e flussi di Workflow;

I prezzi

Il prezzo di una soluzione di gestione documentale può variare in base alle esigenze del Cliente e al fatto che si configuri come una soluzione “standard” (che risolve quindi un tipo di esigenza che possiamo definire comune) o che sia necessario affrontare un processo di gestione documentale e workflow personalizzato e sofisticato.

Come abbiamo già evidenziato, tra i vantaggi di una gestione documentale efficiente trova certamente spazio un risparmio nei costi: tale risparmio, in generale, consente di coprire nel breve termine l’investimento effettuato per la messa a punto di un sistema di gestione documentale.

Per maggiori informazioni e per una demo online del nostro software di gestione documentale e workflow, puoi contattarci senza impegno: verificheremo insieme le tue esigenze e formuleremo, se lo vorrai, un’offerta ad hoc per te.

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