Workflow

Workflow: il significato del termine

Che cos’è il workflow?

Letteralmente il termine workflow significa "flusso di lavoro". Nel linguaggio comune del mondo digitale il workflow si riferisce alla gestione organizzata e condivisa di un processo lavorativo che prevede il disegno/descrizione del flusso di lavoro e ne stabilisce le regole di funzionamento.

Le Soluzioni software: Workflow Management System

I workflow management system sono progettati per aiutare le aziende nella suddivisione dei compiti aziendali tra le risorse disponibili.

Sono un valido supporto per impostare, gestire e monitorare i flussi di lavoro.

(Fonte Wikipedia: Workflow management)

“La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello processuale. Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune. Il workflow management sostiene l'organizzazione del processo di lavoro mediante l'utilizzo di software specifici.

Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da applicazioni informatiche. I sistemi software che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell’Information technology per la condivisione dell'informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all'altro e sono dunque chiamati Workflow management systems.”

Il sistema di gestione dei documenti (DMS)

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo del workflow?

Il workflow offre un globale miglioramento dei processi collaborativi e consente di realizzare, complessivamente, migliore efficienza e competitività.

Tra i principali evidenziamo:

01
Miglioramento dei flussi finanziari
02
Forte riduzione degli errori
03
Maggiore controllo sulle attività operative
04
Migliore controllo sui costi, sulle entrate e sulle uscite
05
Flessibilità del workflow management
06
Autonomia e indipendenza nella creazione e nella modifica delle procedure di workflow
07
Immediata verificabilità dei workflow creati
08
Collaudo e messa in funzione istantanea del workflow
09
Maggiore agilità organizzativa
10
Azzeramento dei costi di produzione e recapito dei documenti
11
Archiviazione e spedizioni automatiche, anche dei documenti più complessi (contratti e raccomandate A.R.)
12
Protezione dell'accesso e dell'integrità degli archivi documentali
13
Immediata fruibilità dei documenti e delle informazioni in esse contenute
14
Risposte rapide e soddisfacenti ai Clienti e a tutti i partner (fornitori, consulenti, banche)
15
Migliore supporto al management e immediata possibilità di intervenire rapidamente sulle procedure e sui workflow "core" e "collaterali" dell'organizzazione
16
E, infine, complessivamente, ricordiamo la migliore efficienza e competitività che puoi ottenere.

Come è possibile migliorare l’organizzazione aziendale?

Ottenere risultati positivi in termini di miglioramento è molto semplice: basta affidarsi alla gestione documentale unita al workflow.

Workflow oggi è sinonimo di successo per un'Azienda, di efficienza per un Comune, Azienda Sanitaria e qualsiasi altro tipo di Amministrazione Pubblica, di corretto funzionamento per un Servizio.

Successo, efficienza, corretto funzionamento sono infatti direttamente dipendenti dalla capacità di svolgere in modo preciso e veloce, entro un determinato periodo di tempo, tutti i processi.

Il mercato, i Clienti, i Cittadini chiedono risposte e servizi sempre più rapidi, efficienti e soddisfacenti.

I costi, i tempi, l'inefficienza e gli errori derivanti da procedure ancora basate sui documenti cartacei sono ormai sempre più difficili da sostenere.

La tecnologia dell'informazione offre molti prodotti e servizi di workflow management per la progettazione e la realizzazione delle procedure, ma spesso i costi e i tempi richiesti per la reale messa in funzione del workflow sono eccessivamente onerosi o lenti.

In un mondo che cambia rapidamente, i processi organizzativi e autorizzativi devono essere frequentemente aggiornati, modificati, collegati a nuove procedure, collaudati e messi in funzione velocemente.

Il sistema di gestione dei documenti (DMS)

CompEd Workflow: la soluzione adatta a tutti

Il Workflow di CompEd consente di realizzare e mettere in funzione le procedure in pochissimo tempo, anche in autonomia, senza dipendere da fornitori esterni.

Progettare le procedure di workflow, collaudarle, metterle in funzione e successivamente modificarle, sono attività rapidissime da implementare con il workflow software e il workflow management system di CompEd.

Non è necessario:

  • Scrivere alcuna riga di codice
  • Disegnare complessi diagrammi a blocchi
  • Dipendere da costosi fornitori esterni.

Per usare CompEd Workflow non c’è bisogno di essere un programmatore software: basta definire le persone che partecipano ai procedimenti collaborativi, i loro poteri e le condizioni di passaggio da una fase di una procedura a un'altra e il workflow è pronto per essere collaudato e usato.

E in qualsiasi momento si possono modificare e aggiornare le procedure e crearne di nuove, anche collegandole a quelle già esistenti. Con CompEd Workflow si può scegliere: realizzare da soli le procedure oppure, se il proprio personale è impegnato in altre attività, affidarsi a CompEd e ai suoi Concessionari.

CompEd Workflow mette in grado,
in pochi giorni di:

  • Definire le procedure
  • Gestire i flussi dei documenti
  • Rendere più efficiente l’Organizzazione
  • Avere tutti i documenti archiviati e a portata di "clic", accessibili anche via Internet
  • Effettuare la conservazione elettronica dei documenti sostitutiva della carta, in conformità alle leggi vigenti
  • Controllare ogni tipo di procedimento e di processo amministrativo
  • Individuare ed eliminare i "colli di bottiglia" che riducono l'efficienza dell’azienda
  • Gestire con semplicità la PEC e ogni forma di documento.
Il sistema di gestione dei documenti (DMS)

CompEd Workflow è completamente integrabile nel sistema informativo

e con il software già esistente in azienda, senza necessità di fare alcuna modifica e, insieme agli altri componenti di Global Document System offre anche:

  • Gestione documentale completa;
  • Archiviazione documentale e archiviazione ottica;
  • Accesso protetto ai documenti tramite Internet o Intranet (Web Interface);
  • Conservazione digitale dei documenti cartacei;
  • Fatturazione elettronica;
  • Integrazione nativa con la firma digitale, utilizzabile non solo per la conservazione sostitutiva ma in qualunque procedura autorizzativa del workflow;
  • Integrazione nativa con i sistemi di marcatura temporale, per dare data certa ai documenti informatici e alle autorizzazioni all'interno dei processi di workflow;
  • Verifica automatica delle firme digitali e conservazione del loro valore nel tempo (server di consolidamento della firma digitale);
  • Integrazione con la PEC (Posta Elettronica Certificata), sia in entrata che in uscita, che quindi può essere utilizzata come input o output nei processi di workflow dell‘azienda;
  • Spedizione ottimizzata automatica multi-mediale, multi-canale, multi-carrier dei documenti, anche quelli prodotti dal software gestionale, che possono quindi essere inviati automaticamente con qualsiasi modalità (tramite e-mail, PEC-Posta Certificata, fax, su carta in modo tradizionale, oppure facendoli stampare su carta e recapitare da sistemi di posta ibrida quali Postel o Koinè);
  • Spedizione automatica delle Raccomandate AR a partire dai dati prodotti dal software gestionale;
  • Archiviazione automatica dei documenti spediti e ricevuti;
  • Gestione dei flussi documentali;
  • Controllo di ogni processo lavorativo;
  • Supporto multilingua: per facilitare la partecipazione degli utenti stranieri ai processi di workflow (l'interfaccia web è disponibile in lingua inglese, tedesca, francese e spagnola);
  • Conformità a tutte le leggi vigenti, italiane e comunitarie (riguardanti la privacy, la firma digitale, le firme elettroniche, la marca temporale, la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei);

Esempi di procedure di Workflow che si possono realizzare in poche ore grazie a CompEd Workflow

Con il Workflow Management System di CompEd si possono realizzare e mettere in opera in poco tempo processi di workflow quali:

Riduzione dei costi per la stampa

Recupero dei crediti

con solleciti automatici inviati alle scadenze desiderate tramite e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), lettera semplice, raccomandata A.R (le comunicazioni su carta, in aggiunta o in alternativa a quelle elettroniche, vengono stampate, imbustate e recapitate automaticamente ai destinatari, senza alcuna attività manuale e a costi molto inferiori rispetto a quelli tradizionali)

Riduzione dei costi per la stampa

Autorizzazione trasferte

Riduzione dei costi per gli archivi

Autorizzazione rimborso spese di trasferta

Riduzione generale dei costi

Verifica e accettazione
ordini Clienti

Risparmio  di tempo

Autorizzazione emissione
ordini a Fornitori

Velocità nel reperimento dei documenti

Controllo corretta esecuzione
ordini Clienti

Maggiore efficienza

Controlli avanzamento e completamento commesse

Maggiore competitività

Autorizzazione pagamento fatture passive

Sicurezza delle informazioni

Verifica incassi fatture attive

Workflow Avanzato: progetti

Chi desidera realizzare progetti di workflow, integrati con tecnologie high-tech come la firma digitale, può avvalersi di tutta la tecnologia, dell'esperienza e del supporto di CompEd.

Workflow di CompEd

Workflow di CompEd: come funziona

Le operazioni di definizione e messa in opera dei processi di workflow sono progettate in modo da non richiedere all'Utente la scrittura di codice.

In questo modo, personale preparato, anche non dotato di conoscenze di programmazione, è in grado di usare CompEd Workflow, gestendone le potenzialità, e di creare, collaudare, far funzionare le procedure e modificarle successivamente, ogni volta che ciò si renda necessario.

Il principio logico sottostante il funzionamento di un sistema di workflow implica la gestione di condizioni logiche sui documenti (filtri), che ne regolano il passaggio da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale che corrisponde a una determinata combinazione di parametri.

Ogni volta che su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione. Quando passa ad un nuovo stato, il documento è soggetto a un altro insieme di operazioni che lo portano ad altre elaborazioni e ad altri passaggi di stato, fino a quando esso completerà il processo di workflow. Gli operatori abilitati ad accedere al sistema di workflow hanno la possibilità – ognuno in base al proprio profilo autorizzativo – di visualizzare un certo insieme di documenti e di effettuare su ciascuno di essi alcune operazioni specifiche, in base al tipo di documento e ai diritti loro assegnati.

Come funziona +

Le operazioni di definizione e messa in opera dei processi di workflow sono progettate in modo da non richiedere all'Utente la scrittura di codice.

In questo modo, personale preparato, anche non dotato di conoscenze di programmazione, è in grado di usare CompEd Workflow, gestendone le potenzialità, e di creare, collaudare, far funzionare le procedure e modificarle successivamente, ogni volta che ciò si renda necessario.

Il principio logico sottostante il funzionamento di un sistema di workflow implica la gestione di condizioni logiche sui documenti (filtri), che ne regolano il passaggio da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale che corrisponde a una determinata combinazione di parametri.

Ogni volta che su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione. Quando passa ad un nuovo stato, il documento è soggetto a un altro insieme di operazioni che lo portano ad altre elaborazioni e ad altri passaggi di stato, fino a quando esso completerà il processo di workflow. Gli operatori abilitati ad accedere al sistema di workflow hanno la possibilità – ognuno in base al proprio profilo autorizzativo – di visualizzare un certo insieme di documenti e di effettuare su ciascuno di essi alcune operazioni specifiche, in base al tipo di documento e ai diritti loro assegnati.

Modificare i Workflow in qualsiasi momento, anche mentre sono in funzione

È possibile intervenire sui processi già definiti e resi operativi anche mentre gli utenti li stanno utilizzando, in piena sicurezza e senza creare conflitti.

L'amministratore del Sistema di Workflow può, in qualsiasi momento, modificare le procedure, le impostazioni e ridefinirne liberamente la struttura, garantendo la protezione dei dati in corso di elaborazione. Non appena viene pubblicata la variazione del processo, le modifiche introdotte hanno effetto immediato; gli utenti non necessitano di ricollegarsi, ma possono essere avvisati riguardo alle variazioni avvenute e possono continuare a lavorare senza perdere i dati.

Come modificare i Workflow in qualsiasi momento, anche mentre sono in funzione +

È possibile intervenire sui processi già definiti e resi operativi anche mentre gli utenti li stanno utilizzando, in piena sicurezza e senza creare conflitti.

L'amministratore del Sistema di Workflow può, in qualsiasi momento, modificare le procedure, le impostazioni e ridefinirne liberamente la struttura, garantendo la protezione dei dati in corso di elaborazione. Non appena viene pubblicata la variazione del processo, le modifiche introdotte hanno effetto immediato; gli utenti non necessitano di ricollegarsi, ma possono essere avvisati riguardo alle variazioni avvenute e possono continuare a lavorare senza perdere i dati.

Collaudare i processi di Workflow prima di metterli in funzione

La verifica della correttezza di un processo di workflow è fondamentale per evitare di incorrere in errori o ritardare le attività aziendali in fase di utilizzo del sistema.

CompEd Workflow consente di simulare un processo organizzativo durante la configurazione: un'apposita funzione di simulazione permette di controllare con precisione quali documenti saranno visualizzati da ciascun utente e secondo quali modalità.

La verifica avviene in modo statico (ossia è l'amministratore del sistema che se ne occupa in fase di preparazione): controlla il funzionamento delle impostazioni prima di pubblicare ufficialmente i processi, su dati reali già associati al processo di workflow.

In questo modo, è possibile rendersi conto immediatamente della correttezza o meno dei processi definiti, senza alterarne lo stato.

Come collaudare i processi di Workflow prima di metterli in funzione +

La verifica della correttezza di un processo di workflow è fondamentale per evitare di incorrere in errori o ritardare le attività aziendali in fase di utilizzo del sistema.

CompEd Workflow consente di simulare un processo organizzativo durante la configurazione: un'apposita funzione di simulazione permette di controllare con precisione quali documenti saranno visualizzati da ciascun utente e secondo quali modalità.

La verifica avviene in modo statico (ossia è l'amministratore del sistema che se ne occupa in fase di preparazione): controlla il funzionamento delle impostazioni prima di pubblicare ufficialmente i processi, su dati reali già associati al processo di workflow.

In questo modo, è possibile rendersi conto immediatamente della correttezza o meno dei processi definiti, senza alterarne lo stato.

Configurare il Workflow

Le operazioni da effettuare in fase di configurazione di CompEd Workflow sono:

  • Definire l'organigramma (gli utenti che collaborano a un certo flusso documentale previsto dalle procedure aziendali);
  • Definire i filtri, ossia l'insieme di controlli, condizioni e azioni che determinano la visibilità di un documento da parte dell'utente collegato in una determinata fase del processo di workflow;
  • Definire i form (moduli), ossia le maschere di visualizzazione dei documenti da parte degli utenti, per ogni tipo di documento e per ogni filtro;
  • Definire i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti (possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento, ecc) a livello di singolo utente o gruppi di utenti e assegnare i compiti a ciascuno;
  • Configurare le operazioni che compongono ciascun processo:
    • utenti partecipanti;
    • gruppi di lavoro;
    • operazioni autorizzate per ogni gruppo;
    • tempistiche di svolgimento delle operazioni assegnate;
    • definire la modalità di presentazione dei dati all'utente (form), per ogni attività da svolgere;
    • assegnare i processi agli utenti;
    • verificare i parametri impostati tramite appositi strumenti - come, per esempio, il simulatore di Utenti;
Come configurare il Workflow +

Le operazioni da effettuare in fase di configurazione di CompEd Workflow sono:

  • Definire l'organigramma (gli utenti che collaborano ad un certo flusso documentale previsto dalle procedure aziendali);
  • Definire i filtri, ossia l'insieme di controlli, condizioni e azioni che determinano la visibilità di un documento da parte dell'utente collegato in una determinata fase del processo di workflow;
  • Definire i form (moduli), ossia le maschere di visualizzazione dei documenti da parte degli utenti, per ogni tipo di documento e per ogni filtro;
  • Definire i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti (possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento etc) a livello di singolo utente o gruppi di utenti e assegnare i compiti a ciascuno;
  • Configurare le operazioni che compongono ciascun processo:
    • utenti partecipanti;
    • gruppi di lavoro;
    • operazioni autorizzate per ogni gruppo;
    • tempistiche di svolgimento delle operazioni assegnate;
    • definire la modalità di presentazione dei dati all'utente (form), per ogni attività da svolgere;
    • assegnare i processi agli utenti;
    • verificare i parametri impostati tramite appositi strumenti - quale ad esempio il simulatore Utenti;

010 613.79.26 r.a

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